prosdo.ru
добавить свой файл
1
Алтайский филиал «МЭСИ»


Доклад на тему:

«Отчёт по системе АСКИД»

Выполнила студентка группы

АЛ-ДЛЭ-101

Богомолова Ксения.

2011

Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документооборота, предназначена для регистрации и контроля исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в организации: приказы, указания, распоряжения, письма, служебные записки и т.д. Контроль по исполнителям и срокам исполнения. Формирование отчетов: реестр документов за период, ведомость документов на контроле, статистика исполнения документов, ведомость документов неисполненных в установленный срок, контроль неисполненных документов, по исполнителям на контроле. Конфигурация разработана для 1С: Предприятие 7.7.

Российские государственные учреждения и коммерческие организации все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении, что это спрос на системы электронного управления документооборота. На этом участке управления стандартные процедуры делопроизводства (регистрация документов, визирование, ознакомление и т.п.) доводят до исполнителей управляющие воздействия (принятые решения, задания и т.п.) и контролируют исполнительскую дисциплину. 

К началу восьмидесятых годов практически все союзные министерства, крупные заводы и организации имели Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов (АСКИД). То есть все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства. Наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должно говорить о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненного Руководству аппарата, его компетентность и дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. 

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет:

  • Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала.


  • При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. 

  • Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. 


Таким образом, автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия. Что касается функциональных возможностей системы, то они должны поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Исходя из этого, система класса АСКИД должна как минимум обеспечивать:



  • единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

  • единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

  • регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

  • списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
  • контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;


  • поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

  • формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.


Определим тот необходимый минимальный уровень технологических и функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства типа "АСКИД".

Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документооборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделений, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь право объединяться в локальную вычислительную сеть. Именно в сети вся информация о продвижении регистрационных карточек документов, электронные копии самих документов стекаются на один специальный компьютер - сервер, что и позволяет достичь того централизованного контроля, о котором уже говорилось.

Во-вторых, та часть системы, которая устанавливается на компьютерах работников подразделений, должна работать под управлением операционной системы Windows. Это следует хотя бы из того, что большинство внутренних документов подготавливается в среде редактора WinWord, и данное требование обеспечит программную совместимость системы автоматизации делопроизводства и редактора.

В настоящее время разработано большое количество систем типа "АСКИД", которые отличаются масштабом применения, аппаратной платформой, используемым типом операционной системы и СУБД для хранения "Регистрационных карточек". Рассмотрим некоторые из них.

"Система электронного документооборота для органов государственного управления, предприятий и организаций" (ГУПТИ «Салют», г. Новосибирск) предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота в аппарате Администрации района (района города) и охватывает все стадии прохождения документов, их учет и контроль за их исполнением, а также содержит ряд дополнительных рабочих мест. Может быть использована и в других организациях, имеющих обширный документооборот. Разработка реализована в среде Lotus Notes.


Система реализована как ряд автоматизированных рабочих мест (АРМ), связанных в локальную вычислительную сеть по технологии "клиент-сервер", либо имеющих удаленный доступ через модем. Предусмотрена возможность использования АРМов в автономном режиме. Типовые рабочие места: АРМ работника канцелярии, АРМ руководителя, АРМ исполнителя, АРМ специалиста по контролю, АРМ администратора системы.

К числу дополнительных рабочих мест относятся АРМы по учету личного приема граждан; учету обращений граждан; учету кадров; АРМ работника отдела жилищно-коммунального хозяйства; АРМ работника управления экономики; ведения хозяйственной книги.

Дополнительные возможности системы включают просмотр документов с помощью какого-либо из интернет-броузеров с рабочего места, на котором не установлено программное обеспечение системы, в соответствии с установленными правами доступа; отправку исходящего документа по e-mail; подключение одной из информационно-правовых систем (“Кодекс”, “Гарант”, “Консультатн-плюс”).

Фирма ЗАО «ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ» разработала несколько программных продуктов, предназначенных для автоматизации делопроизводства и документооборота различных организаций. Рассмотрим основные особенности функционирования системы ДЕЛО-96.

Настраиваемость системы. Система настраивается на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии. Система ДЕЛО-96 дает возможность закрепить правила документооборота, в дальнейшем отслеживая и регламентируя их в автоматизированном режиме. Если же в организационной структуре предприятия, в его штатном расписании, правилах доступа и работы с документами происходят изменения, то система легко перенастраивается на новые реалии.

Настройка системы происходит следующим образом. На первом этапе создается ряд картотек, которые являются прямым электронным аналогом шкафа с выдвигающимися ящичками, заполненными регистрационно-контрольными карточками.. 


Карточки кабинета могут сортироваться по папкам, в одной из которых будут храниться карточки поступивших, но еще не принятых к работе документов, в другой - карточки находящихся на исполнении документов, в третьей - карточки документов, исполнение которых контролируется владельцем кабинета, в четвертой - карточки документов, которые пора списывать в дело и т.д. Это сделано для достижения полной идентичности обработки документопотока, если подобные папки использовались в делопроизводстве предприятия до начала эксплуатации системы ДЕЛО-96. Если же таких папок не было, то, несомненно, их стоит завести.

На втором этапе настройки устанавливаются правила доступа должностных лиц к тем или иным документам. 

На третьем этапе систему настраивают на ту номенклатуру дел, правила деления документов на группы и присвоения им регистрационных номеров, которые уже сложились на предприятии.

Такая гибкость в настройке системы ДЕЛО-96 позволяет утверждать, что с ее помощью можно автоматизировать делопроизводство любого отечественного предприятия без изменения сложившихся на нем правил документооборота.

Система ДЕЛО-96 может настраиваться на различные схемы организации делопроизводства - это может быть и централизованная, и распределенная, и децентрализованная схемы. Если предприятие оперирует с небольшим количеством документов, то более естественна их централизованная обработка (в принципе, система может быть установлена и на одном компьютере, а не в сети). Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то система ДЕЛО-96 поддерживает и такую схему. 

Кроме того, система ДЕЛО-96 поддерживает и корпоративную модель делопроизводства, когда предприятия территориально разнесены, но руководствуются общей схемой документооборота. В этом случае для обмена регистрационными карточками, самими документами могут быть использованы любые системы электронной почты.


Установка ссылок между документами Система ДЕЛО-96 позволяет устанавливать между различными документами ссылки друг на друга, что. Позволяет отслеживать весь жизненный путь документов, все связи между основополагающим документом и документами, порожденными основным документом, и т.д. 

Мультимедийность и открытость системы Систему ДЕЛО-96 можно смело причислить к семье мультимедийных программных продуктов. Ее мультимедийность заключается в том, что с любой регистрационной карточкой документа можно связать любую мультимедиа информацию, поддерживаемую форматами операционной системой Windows: текстовую, графическую, звуковую, видео. 

При работе с мультимедиа, система использует стандартные программы Windows, что делает ее открытой по отношению к следующим версиям этой операционной системы с большими мультимедиа возможностями. Эта же открытость позволяет системе ДЕЛО-96 работать вместе с текстовым редактором MS Word, с программой для сканирования входящих документов с получением на выходе электронных копий документов в текстовом формате FineReader 3.0, редактором электронных таблиц MS Excel, графическими редакторами и т.п.

Система ДЕЛО-96 эксплуатируется в Центробанке России, Администрации РАО "Газпром", Госкомимуществе РФ, Администрации Московской области, Генеральной дирекции АО "Мосэнерго".

могли быть установлены экземпляры системы ДЕЛО-96, но они работали автономно, независимо друг от друга.

Эта же фирма ЗАО "ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ" разработала систему НАДЗОР-95, представляющую собой единую информационную систему для комплексной автоматизации деятельности прокуратуры республиканского, областного и районного уровня. Система НАДЗОР-95 отличается следующими особенностями:

  • является интегрированной системой, которая использует единую информационную технологию, обеспечивающую автоматизацию полного набора функций в прокуратуре — от регистрации приходящих документов и надзора за соблюдением законов до ведения бухгалтерии и пенсионных дел. Эта технология не имеет аналогов в России и странах СНГ


  • обеспечивает коллективную работу сотрудников прокуратуры, эффективный контроль за ходом делопроизводства, сокращение сроков поиска, формирования и прохождения документов, снижение непроизводительных трудозатрат

  • предусматривает обмен информацией по линиям связи с ниже и вышестоящими прокуратурами. На основе НАДЗОРа может быть создана прокурорская информационная система любого масштаба

  • пригодна для установки в любую прокуратуру России “под ключ”.


Предвидя повышение спроса на системы электронного документооборота, компания «ИнтерТраст» разработала семейство систем электронного документооборота и делопроизводства, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера - от небольших офисов до холдингов национального масштаба.

В это семейство входят два программных продукта: "OfficeMedia" и "CompanyMedia". Оба решения базируются на технологии Lotus Notes и в полной мере используют ее уникальные особенности. 

Система "OfficeMedia" ориентирована на небольшие предприятия и учитывает особенности внедрения и эксплуатации программного обеспечения у этой категории заказчиков. В настоящее время она внедрена более чем в восьмистах организациях. Это недорогое типовое - «коробочное» решение, рассчитанное на локальные рабочие группы численностью до 50-70 пользователей. Система имеет модульную структуру, позволяющую свободно комбинировать компоненты, добиваясь необходимой функциональности. 

Некоторое представление о возможностях OfficeMedia дает неполный перечень ее модулей (всего их 19): делопроизводство, договоры, электронный архив документов, управление и планирование, управление персоналом, деловые контакты предприятия, внешние контакты, обращения граждан.


Взаимная увязка модулей OfficeMedia сводится к совместному использованию ими общих справочников, например, описания структуры организации. Открытый дизайн системы позволяет разработчикам и опытным пользователям модифицировать приложения, приспосабливая их к своим нуждам.

Система "CompanyMedia" предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление. Система CompanyMedia внедрена в компаниях: «БурГаз», «Лукойл», «Коми ТЭК», «Альфа-банк», «Газпромбанк», «Инкомбанк», «НАУФОР» и ряде других.

Список используемой литературы:

http://freesoft.ru/?id=667489

http://rudocs.exdat.com/docs/index-33249.html?page=21