prosdo.ru
добавить свой файл
1 2 3 4
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ, ПО ДЕЛАМ НАЦИОНАЛЬНОСТЕЙ


И АРХИВНОГО ДЕЛА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ АРХИВ

ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ»


РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕМАТИЧЕСКОГО ПЕРЕЧНЯ

АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ О ЖИЗНИ И ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ИВАНА ЯКОВЛЕВИЧА ЯКОВЛЕВА, ПАМЯТНЫХ ДАТАХ И

СОБЫТИЯХ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИМЕНЕМ


Составитель: главный специалист

отдела научно-справочного аппарата

и информационно-поисковых систем

Сохорова В.Н.



ЧЕБОКСАРЫ


2012
Содержание


Введение


3

1. Общие положения


4

2. Организация работы


5

2.1. Предварительный этап


5

2.2. Основной этап


6

2.3. Заключительный этап


6

3. Методика работы


6

3.1. Общие положения


6

3.2. Разработка схемы тематического перечня архивных документов


7

3.3. Выбор фондов для тематического перечня архивных документов

7


3.4. Отбор сведений для тематического перечня архивных документов (выявление документов)


8

3.5. Составление рабочих листов (характеристик документов)


9

3.5.1. Дата события (документа)


9

3.5.2. Справочные данные о документе


10

3.5.3. Аннотация документа или группы документов


10

3.6. Систематизация рабочих листов (группировка аннотаций)


14

4. Составление научно-справочного аппарата (НСА) к тематическому перечню архивных документов


14

Список использованной литературы


16

Приложения


17

Введение
С каждым днем возрастает интерес исследователей к истории, образу жизни наших предков. Изменения, происходящие в общественном сознании, доступность архивных фондов - документальной базы исторических исследований, способствуют и процессу осознания значимости документов, связанных с личностью.

В фондах бюджетного учреждения Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики» Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии) хранятся архивные документы лиц, оставивших глубокий след в общественной и культурной жизни республики: выдающихся руководителей хозяйства, научной и творческой элиты и др. Документы об этих людях позволяют проследить их судьбы, формирование, становление, взлеты и падения. Уникальность документов о конкретном человеке заключается в сочетании сведений о личности и информации о политических и социально-экономических процессах, делает их интересными для исследователя. Все они разные по происхождению, образованию, способностям, но все они искренне и добросовестно создавали промышленный, оборонный потенциал республики и формировали ее культурное наследие.


В 2013 г. исполняется 165 лет со дня рождения Ивана Яковлевича Яковлева - чувашского просветителя, педагога, основателя Симбирской чувашской школы, и 145 лет со дня основания Симбирской чувашской школы.

В составе архивных фондов БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии хранится комплекс архивных документов, связанный с жизнью и деятельностью Ивана Яковлевича Яковлева, в том числе: личный фонд Яковлева Ивана Яковлевича - педагога, просветителя чувашского народа, организатора Симбирской чувашской учительской школы; фонды Симбирской чувашской учительской школы Симбирской губернии; инспектора чувашских школ Казанского учебного округа и др.

Архивное наследие Ивана Яковлевича Яковлева является неотъемлемой частью культурного достояния Чувашской Республики и имеет большое научное значение. При использовании этих документов в комплексе можно выполнять как практические задачи (организация выставок, тематических бесед и др.), так и научные исследования. Разнообразная деятельность Яковлева способствовала концентрации в архивных документах информации многопланового характера, касающейся различных сфер жизни, поэтому она представляет интерес для специалистов различных профилей: историков, этнографов, лингвистов, культурологов.

1. Общие положения
Важнейшую роль в научно-информационной деятельности архивов выполняют тематические перечни архивных документов - одни из наиболее экономичных и информационно-целесообразных видов архивных справочников, поскольку именно они позволят раскрыть характер информации об одном лице, найти сведения в систематизированном порядке.

Тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива.

В 2012 г. сотрудниками архива будет проведена работа по составлению тематического перечня архивных документов о жизни и деятельности Ивана Яковлевича Яковлева, памятных датах и событиях, связанных с его именем.


В 2008 г. Национальной библиотекой Чувашской Республики был подготовлен и издан научно-вспомогательный библиографический указатель о великом просветителе чувашского народа «Иван Яковлевич Яковлев». В него включены публицистические статьи и отчеты о деятельности Симбирской чувашской школы, исследования ученых профессора Н.Г. Краснова, Г.Н. Волкова, Н.П. Петрова, А.Е. Землякова, И.Я. Тенюшева, Т.Н. Петровой и др.; текст «Духовное завещание чувашскому народу» И.Я. Яковлева и статьи о завещании; литература о современниках И.Я. Яковлева и т.д.

Работа над созданием тематического перечня архивных документов будет осуществляться в рамках подготовки к 165-летию со дня рождения Яковлева.

Подготовка тематического справочника архивных документов осуществляется с целью информирования всех интересующих лиц о наличии в архивных учреждениях, музеях Чувашской Республики и Ульяновской области, а так же в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова», федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Чувашский государственный педагогический университет им. И.Я. Яковлева», бюджетном научном учреждении Чувашской Республики «Чувашский государственный институт гуманитарных наук» Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики информации о жизни и деятельности Яковлева и облегчения поиска нужной информации, содержащейся в документах, независимо от фондовой принадлежности.

Тематический перечень архивных документов будет способствовать популяризации документов о Яковлеве, а так же предназначен для использования в повседневной научной и справочной работе работников архивов, музеев, библиотек, краеведов, научных работников, студентов, широкого круга лиц.

Отсутствие комплексной информации по тематике перечня свидетельствует о том, что создание такого перечня будет отвечать насущным потребностям и его издание будет своевременным.


Цель составления рабочей инструкции - определение содержания и последовательности работы по подготовке тематического перечня архивных документов.

Рабочая инструкция определяет методику и правильную организацию труда при проведении данной работы, фиксирует основные этапы работы по составлению тематического перечня архивных документов и подготовке его к изданию.

В настоящей инструкции изложены основные принципы выявления документов, методика отбора документов, схема систематизации документов в перечне, справочного аппарата к нему. Инструкция предназначена для практического использования в работе по подготовке перечня к изданию.

В инструкции освещены только основные принципы и методы выявления документов для тематического перечня архивных документов и она носит рекомендательный характер, так как при выявлении документов сотрудники всегда могут встретиться со всевозможными специфическими особенностями.
2. Организация работы
Создание тематического перечня архивных документов предполагает проведение взаимосвязанного комплекса работ, который можно разделить на следующие этапы:

2.1. Предварительный этап

На первом этапе работы определяется группа исполнителей из сотрудников архива, они знакомятся со справочной и методической литературой.

Для руководства, контроля, координации работы, помимо коллектива исполнителей назначается ответственный исполнитель, который разрабатывает план-график.

В план-график, составляемый для правильного определения объема и сроков работы, последовательно включаются следующие этапы:

- составление рабочей инструкции, отражающей методику обобщения информации о составе и содержании документов в перечне;

- подготовка, отбор и систематизация сведений, включаемых в основную часть: составление списка фондов, составление аннотаций, редактирование, перепечатка, формирование макета;

- составление справочного аппарата;

- редактирование перечня;

- обсуждение перечня и доработка по замечаниям рецензентов;

- подготовка перечня к передаче на издание (распечатка текста перечня для читального зала и справочно-информационного фонда, размещение на сайте БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии и др.).

В плане графике указываются исполнители отдельных этапов работы, сроки исполнения (Приложение № 1).

2.2. Основной этап

В ходе выполнения основного этапа работы утверждается схема тематического перечня архивных документов, распределяется общий объем работы между членами авторского коллектива. Каждый исполнитель несет полную ответственность за выполнение в срок и с высоким качеством возлагаемой на него работы. Исполнитель составляет и дорабатывает в соответствии с замечаниями членов методической комиссии характеристики, корректирует их.

Распечатки введенных в компьютер характеристик сверяются с рабочими листами, уточняются исполнителем.

Каждый исполнитель собирает свою часть макета тематического перечня архивных документов, затем все части макета объединяются.
2.3. Заключительный этап

Заключительный этап работы над тематическим перечнем архивных документов выполняется в основном с использованием ПЭВМ: создается научно-справочный аппарат, проводится общее редактирование текста. Макет тематического перечня архивных документов проходит рецензирование, обсуждается на заседаниях экспертно-методической комиссии БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии. Работа завершается окончательной корректировкой текста с учетом всех полученных замечаний и утверждается к печати руководством архива.
3. Методика работы
3.1. Общие положения

В тематический перечень архивных документов включаются сведения о жизни и деятельности Ивана Яковлевича Яковлева, памятных датах и событиях, связанных с его именем.

Источниками для подготовки тематического перечня архивных документов являются формулярные списки, автобиографии, справки, удостоверения, другие документы персонального характера; документы о служебной, общественной деятельности; документы о деятельности Симбирской чувашской школы; документы о проведении мероприятий по празднованию юбилейных дат И.Я. Яковлева и Симбирской чувашской школы, о подготовке к изданию произведений Яковлева, сборников документов и монографий о нем; переписка; фотодокументы.


В структуру справочника входят:

- титульный лист;

- содержание;

- предисловие;

- список сокращенных слов;

- основная часть;

- указатель (именной);

- библиография.

Необходимость составления других указателей к тематическому перечню архивных документов будет определена в процессе составления аннотаций на документы, исходя из представленных в перечне архивных документов.
3.2. Разработка схемы тематического перечня архивных документов

Схема построения тематического перечня архивных документов закрепляет его структуру в целом и место каждой описательной статьи (характеристики) в нем (Приложение № 2).

Основная часть тематического перечня архивных документов состоит из следующих разделов:

Раздел 1. Документы о жизни и деятельности И.Я. Яковлева.

1.1. Документы биографического характера.

1.2. Документы о работе в должности инспектора чувашских школ Казанского учебного округа.

1.3. Документы о создании и функционировании Симбирской чувашской школы.

1.4. Документы о переводческой и издательской деятельности И.Я. Яковлева.

Раздел 2. Документы о памятных датах и событиях, связанных с именем И.Я. Яковлева.

2.1. Документы о памятных датах и событиях, связанных с именем И.Я. Яковлева.

2.2. Статьи и публикации об И.Я. Яковлеве и Симбирской чувашской школе.

Раздел 3. Фотодокументы.

Раздел 4. Кинодокументы и мультимедийные издания.

Аннотации на документы в пределах указанных разделов будут систематизироваться по хронологическому принципу.
3.3. Выбор фондов для тематического перечня архивных документов

Выявление архивных документов начинается с изучения системы научно-справочного аппарата архива. Выясняется история комплектования архивных фондов, система делопроизводства фондообразователей, сохранность их материалов, намечаются для просмотра описи - как основных, так и сопредельных фондов.


Для выявления документов личного происхождения составляется по возможности полный список лиц, деятельность которых связана с вопросами, освещаемыми в аннотированном перечне архивных документов. Наличие архивных фондов этих лиц в архиве устанавливается с помощью научно-справочного аппарата к фондам личного происхождения.

В результате изучения научно-справочного аппарата архива составляется список фондов, содержащих документы по данной теме (независимо от категории фонда). Список фондов составляется одновременно с просмотром описей. В списке должны быть указаны название и номер фонда, номера описей, крайние даты, количество дел, подлежащих просмотру. (Приложение №№ 3, 4).

Например:

1

Личный фонд Яковлева Ивана Яковлевича - педагога, просветителя чуваша, организатора Симбирской чувашской учительской школы.


Ф-515

1, 2

526

1865-1941




2

Симбирская чувашская учительская школа Симбирской губернии.


Ф-207

1-4

1336

1872-1918





3.4. Отбор сведений для тематического перечня архивных документов

(выявление документов)

Выявление документов должно быть полным и всесторонним в соответствии с задачами, типом и видом тематического перечня архивных документов, кругом исторических источников, определенным для данного перечня.

После определения группы архивов фондов, сведения о которых будут включены в тематический перечень архивных документов, сотрудники приступают к выявлению сведений о жизни и деятельности И.Я. Яковлева, памятных датах и событиях, связанных с его именем. Выявление сведений следует начинать с просмотра описей дел, документов, намеченных в порядке очередности, т.е. по значимости. Выявление сведений по всем фондам проводится по заголовкам дел в описях, затем по документам, делам, с занесением их на рабочий лист.


При изучении описей и отборе дел для просмотра учитывается степень раскрытия содержания дел в заголовках. Отбираются не только дела, непосредственно касающиеся тематики перечня, но и дела, в которых можно предположить наличие близких по тематике документов.

При выявлении следует учитывать причинно-следственные связи документов инициативного, исполнительного и итогового характера. Выявление целесообразно начинать с основных структурных частей учреждения, документы которых наиболее полно отражают его деятельность.

Для поиска документов используются пометы о передаче материалов на исполнение или ознакомление в другие структурные подразделения или учреждения, журналы входящих и исходящих бумаг. Выявлению подлежат и документы, которые упоминаются в текстах предполагаемых для включения в аннотированный перечень архивных документов.

Следует стремиться к выявлению всех имеющих самостоятельное значение текстов документов. В первую очередь выявляются автографы и подлинники, затем отпуски, заверенные копии и окончательные варианты документов.

При выявлении писем устанавливается круг адресатов и корреспондентов автора писем, включаемых в аннотированный перечень архивных документов, и местонахождение их фондов. Для этого выясняются родственные, дружеские, деловые связи авторов писем, места их жительства, изучаются дневники, записные книжки, воспоминания, ответные письма корреспондентов.

Выявление фотодокументов осуществляется, в первую очередь, в составе коллекций фотодокументов архива и в составе фондов (согласно приложению № 4).
3.5. Составление рабочих листов (характеристик документов)
Сведения о каждом конкретном документе или группе документов вносятся на рабочие листы по мере их выявления. Рабочие листы об одном и том же документе, событии при систематизации объединяются в одном рабочем листе.

Сведения для тематического перечня архивных документов составляются на рабочих листах одного формата (Приложение № 6), после окончания работ по систематизации и объединению листов указатель печатается в листовой форме с тщательной сверкой после печатания.


Составляющие тематический перечень архивных документов характеристики (описательные статьи) на документы на бумажной основе состоят из следующих элементов:

- порядковый номер записи в перечне;

- дата события (документа);

- аннотация документа или группы документов;

- справочные данные о документе;

- примечания.
3.5.1. Дата события (документа)
Делопроизводственные документы датируются по дате их подписания, телеграммы - по дате отправления (в случае отсутствия даты отправления указывается дата получения, что оговаривается в примечании), коллективные документы - по дате их принятия, документы, вступающие в силу после их утверждения (уставы, положения, инструкции и т.п.) - по дате их утверждения. Авторские документы - по дате их написания.

Если документ составлялся в течение продолжительного времени, например дневник, вахтенный журнал, литературное произведение, иногда письмо или донесение, в заголовке через тире указываются даты начала и конца его составления.

Документам может быть дана двойная дата - по новому и в скобках (круглых) по старому стилю.

Если дата события не совпадает с датой документа, то возможно помещение документов по дате события, что должно быть оговорено в аннотации или в примечаниях.

Документы, датированные только месяцем или годом, помещаются в конце соответствующего периода времени вслед за точно датированными документами.

Если документ датирован приблизительно, то дата пишется в квадратные скобки. Если приблизительная дата документа установлена в пределах нескольких дней, месяцев или лет, то такие документы помещаются по начальной дате вслед за точно датированными документами.

Документы, приблизительно датированные одним днем, располагаются в следующем порядке:

ранее 25 августа, не позднее 25 августа, 25 августа, не ранее 25 августа, позднее 25 августа.

Если событие, факт обозначаются лишь названием месяца без указания числа, данная статья располагается после статей с точными датами этого месяца. Если событие происходило продолжительное время, оно помещается по начальной дате.

3.5.2. Справочные данные о документе
В справочных данных о документе указывается местонахождение документа, включенного в тематический перечень архивных документов.

Для архивных документов указывается название архива (музея, библиотеки и т.п.) и система шифров, принятая в нем. В тематическом перечне архивных документов в справочные данные о фонде будут включены: сокращенное название архива, номер фонда, номер описи, номер дела.

Например:

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, Ф. Р-143. Оп.1. Д.590. Л.3-4.

или

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, коллекция фотодокументов, № 1031.
3.5.3. Аннотация документа или группы документов
Аннотация - краткое изложение содержания документа. Не рекомендуется широко аннотировать документы, а к составлению аннотации подходить творчески. Информация должна даваться в виде описательной статьи, которая выполняет несколько функций: информационную, адресную, с тем, чтобы можно было быстро найти информацию в массиве фондов архива, дел, документов. Информация должна быть четкой, точной, конкретной, компактной.

Приводимые сведения в тематическом перечне архивных документов должны быть достоверными. Информация полная и доступная, поиск информации быстрый.

В зависимости от содержания, значения, состава и характера документов, включаемых в тематический перечень архивных документов составляются аннотации следующих видов: единичная и групповая. Они могут быть пространными и краткими.

Единичная аннотация составляется на один документ.

Например:

№№

п/п

Дата события

Аннотация документа или группы документов


Справочные данные о документе

Примечания

1

18 апреля 1867 г.

Автобиография И.Я. Яковлева, написанная им в возрасте 19 лет.


БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

Ф. 515. Оп. 1. Д. 320. Л.6-9.







2

1908 г.

Иван Яковлевич Яковлев (портрет)

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

коллекция фотодокументов, № 23897.






Групповая аннотация составляется на группу однотипных документов, содержащих однородный фактический материал. Как правило, это документы небольшого объема.

Например:

1

1947 г.

Переписка с научно-исследовательскими институтами и другими научными учреждениями по поводу оказания содействия в подготовке юбилейных мероприятий в честь 100-летия со дня рождения И.Я. Яковлева

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

Ф. Р-1041. Оп. 1. Д. 923. Л.3, 4, 8, 9, 11-17, 25-28, 113-120, 129-136, 145-150, 165-171.





2

1992 г.

Документы о праздновании 150-летия со дня рождения чувашского просветителя И.Я. Яковлева (информации о ходе выполнения постановления Совета Министров Чувашской Республики «О 150-летии со дня рождения выдающегося чувашского просветителя Ивана Яковлевича Яковлева»)

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

Ф.Р-203. Оп. 27. Д. 1227. Л. 1-43.






3

1930-1932, 1941 гг.

Алексей Иванович Яковлев (портрет)

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

Ф. 515. Оп. 2. Д. 113, 114, 115, Д. 116, 117;

коллекция фотодокументов, № 2263.





При составлении аннотаций на творческие документы сохраняется заголовок автора без пояснений в текстуальных примечаниях.

Например:

1

07 апреля 1948 г.

Текст статьи А. Шалфеевой «И.Я. Яковлев – инспектор чувашских начальных школ».

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии

Ф. Р-1041. Оп. 1. Д. 923. Л. 430-443об.







2

10 января 1969 г.

Н.В. Овчинников «И.Н. Ульянов и И.Я. Яковлев в чувашской школе».

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

коллекция фотодокументов, № 1031.

Фоторепродукция


В заголовке приводится официальное (полное или сокращенное) наименование учреждения, организации, предприятия с указанием при необходимости его подчиненности.

Например:

1

[1948 г.]

Отчет Научно- исследовательского института языка, литературы, истории и экономики Чувашской АССР о подготовке научно-исследовательских работ, посвященных 100-летнему юбилею со дня рождения И.Я. Яковлева.

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

Ф. Р-203. Оп.24. Д.204. Л.168-169.





Если отправителем или адресатом документа является структурная часть учреждения, то вопрос об указании в заголовке наименования учреждения или его структурной части решается в зависимости от значения данной структурной части, от характера документа.

В заголовках к документам коллективного авторства (решениям, постановлениям, резолюциям, протоколам, обращениям, прошениям, петициям и т.п.) в качестве автора указывается учреждение, предприятие, коллектив и др., от которого исходит документ.


Например:

1

28 февраля 1948 г.

Протокол заседания комиссии по проведению юбилея 100-летия со дня рождения И.Я. Яковлева.

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, Ф. Р-203. Оп.24. Д.204. Л.40-41об.





Если в ходе составления тематического перечня архивных документов будет выявлен один и тот же документ в одном или нескольких фондах (копии, воспроизведенные различным способом, черновой и беловой вариант и др.), то в перечень такой документ помещается единожды, то есть на него составляется одна аннотация, а в графе «справочные данные о документе» приводятся поисковые данные на все выявленные копии этого документа.

Например:

1

19 июня 1948 г.

Статья председателя Президиума Верховного Совета Чувашской АССР З. Андреевой «Общественно-педагогическая деятельность И.Я. Яковлева»

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

Ф. Р-1041. Оп. 1. Д. 923. Л. 232-244, 417-428, 449-461







2

1941 г.

Алексей Иванович Яковлев (портрет)

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,


Ф. 515. Оп. 2. Д. 115;

Ф. 515. Оп. 2. Д. 117;

коллекция фотодокументов № 22632






В графе «примечания» при необходимости указывается подлинность или копийность документа.

Например:

1

10 июля 1905 г.

Письмо Н.Я. Шатрова попечителю Казанского учебного округа С.Ф. Спешкову о постройке здания для двухклассного училища при Симбирской чувашской учительской школе.

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии,

Ф.515.Оп. 1 Д. 364;

Ф. Р-1041. Оп. 1. Д. 923. Л. 63-66.


Оригинал

Архивная копия

3.6. Систематизация рабочих листов (группировка аннотаций)

Рабочие листы группируются по разделам (главам) в соответствии со Схемой, в пределах раздела (глав) по тематике или хронологии.
4. Составление научно-справочного аппарата (НСА) к тематическому перечню архивных документов

Элементами справочного аппарата к тематическому перечню архивных документов являются титульный лист, предисловие (помещается после содержания), содержание, список сокращенных слов, именной указатель.

Титульный лист - (Приложение № 5) содержит надзаголовочные данные, полное заглавие (название), подзаголовочные данные, выходные данные (место и время издания). На обороте титула помещаются сведения об ответственном редакторе, составителях (сначала указываются инициалы, затем фамилии).

Надзаголовочные данные - включают полное название вышестоящей организации – Министерство культуры по делам национальностей, информационной политики архивного дела, полное название архивного учреждения – Бюджетное учреждение Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики».


Заглавие - Тематический перечень архивных документов о жизни и деятельности Ивана Яковлевича Яковлева, памятных датах и событиях, связанных с его именем

Подзаголовочные данные, поясняющие заглавие, печатаются более мелким шрифтом после заглавия.

Выходные данные помещаются внизу титульного листа и включают место и год составления тематического перечня архивных документов – Чебоксары, 2012 г.

Содержание - включает все элементы издания (кроме титульного листа), разделы его основной части вплоть до последних делений в форме и последовательности, в которой они приведены в издании.

Предисловие - Первая часть включает общие сведения по тематике аннотированного перечня архивных документов, в ней акцентируется внимание на значимости и роли личности, его вкладе в культуру чувашского народа, развитие письменности, формирование чувашской интеллигенции.

Во второй части внимание уделяется характеристике документов и указываются сведения о принципах построения перечня архивных документов (характеризуется схема систематизации справочника, признаки расположения аннотаций, состав характеристик, приложений, справочного аппарата к перечню).

Приводится адрес и телефон архива, сведения о порядке работы читального зала.

Завершается предисловие указанием фамилий членов авторского коллектива.

Список сокращенных слов - включает сокращения, встречающиеся как в тексте справочника, так и в справочном аппарате к нему. За исключением общепринятых официальных сокращений.

Именной указатель - делается кратким, включает фамилию, имя, отчество. Приводятся ссылки на страницы перечня, что облегчает работу исследователя.

Список использованной литературы

1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 1 октября 2004 г.: одобр. Советом Федерации Федер. Собр. Рос. Федерации 13 октября 2004 г. // Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253.


2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, М.: Издательство «Юридическая литература», 14 мая 2007, № 20.

3. Правила издания исторических документов в СССР. 2-е издание, переработанное и дополненное. М.: Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1990.

3. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Методическое пособие. М., 2002.

Приложение № 1




УТВЕРЖДЕН

Приказом директора

БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры

Чувашии

от ______________ № ________



План-график

подготовки к изданию тематического перечня архивных документов

о жизни и деятельности Ивана Яковлевича Яковлева,

памятных датах и событиях, связанных с его именем


№№

п.п.

Название мероприятия

Ответственные исполнители

Сроки исполнения

Примечание

1

2

3

4

5

1.

Подготовка плана-проспекта











2.

Составление рабочей инструкции по подготовке тематического перечня










3.

Подготовка, отбор и систематизация сведений, включаемых в основную часть перечня










4.

Составление справочного аппарата: титульный лист, содержание, предисловие, именной указатель, список сокращенных слов, библиография










5.

Занесение сведений в компьютер, выверка текста










6.

Редактирование перечня










7.

Обсуждение перечня и доработка ее по замечаниям рецензентов










8.

Подготовка перечня к передаче на издание











Приложение № 2

Схема




следующая страница >>