prosdo.ru 1 2 ... 5 6
В18


Исконный смысл слова “повестка” означает примерно следующее: “то, что должно быть сообщено”. Повестка дня служит определенной цели — проинформировать людей о предполагаемом предмете собрания, о присутствующих, о месте и времени его проведения, о предполагаемой продолжительности, о том, какие вопросы будут обсуждаться, и том, как люди должны подготовиться, чтобы участвовать в собрании эффективно.

Руководствуясь этими принципами, сядьте и напишите повестку дня заранее, а потом разошлите для ознакомления всем участникам совещания. То же самое сделайте и с документами, которые будут обсуждаться на совещании. Они должны быть направлены участникам, чтобы была возможность ознакомиться с ними заранее.

Не перегружайте повестку чрезмерно большим количеством вопросов, иначе Ваше совещание никогда не закончится. Но и проводить совещание без повестки также не рекомендуется, ибо ничего путного из такого совещания не получится.

В повестке дня обычно находят отражение следующие моменты:


  • тема совещания

  • дата, время и место проведения, продолжительность

  • соблюдение формальностей (количество присутствующих, отсутствие по уважительным причинам и т.п.)

  • рассмотрение вопросов, упущенных на предыдущем совещании

  • порядок обсуждения вопросов с учетом их срочности, сложности, производственной необходимости

  • возможность высказаться по перечисленным вопросам (заранее оговаривается председательствующий, список выступающих и время на обсуждение каждого вопроса)

  • вопросы, не включенные в повестку, на совещании не обсуждаются


в19,20

Порядок подготовки делового совещания

1. Определение целей и задач совещания. Следует учесть, что непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость:

в обмене информацией;

в выявлении мнений;

в анализе трудных ситуаций и проблем;


в принятии решений по комплексным вопросам.

При этом необходимо подумать, какими могут быть альтернативы проведению совещания:

решение ответственного руководителя;

несколько телефонных звонков;

совещание по селектору;

совещание по сети Интернет или Интернет;

объединение с другим совещанием.

2. Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение между ними обязанностей.

3. Составление (иногда) сметы расходов на подготовку и проведение совещания.

4. Определение даты и времени проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться). Следует проверить, чтобы это время было по возможности минимальным, не совпадало с временем проведения других мероприятий.

5. Выбор подходящего помещения, бронирование его.

6. Подготовка и утверждение конкретной повестки совещания, с указанием времени, необходимого для рассмотрения каждого вопроса. При этом для каждого вопроса следует отводить время в соответствии с его значимостью. Вопросы располагать в порядке их важности и сложности.

7. Составление списка участников совещания. При этом следует сузить, насколько возможно, круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись, а именно:

непосредственно затрагиваемых решениями заседания;

располагающих соответствующими специальными знаниями;

исполняющих решения;

имеющих опыт решения аналогичных проблем;

ответственных за надлежащее исполнение;

опытных советников и людей, умеющих решать проблем.

8. Определение докладчиков, а при необходимости и выступающих. Подготовка докладов и выступлений.

9. Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию. При этом следует проинформировать как можно конкретнее участников о повестке и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах и минутах, если отдельным участникам следует появиться к обсуждению определенных пунктов).


10. Подготовка проекта решения совещания (заседания), также направление его участникам.

11. Подготовка помещения для проведения совещания.

12. Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.

13. Подготовка объявлений и указателей.

14. Подготовка для участников совещания рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.

15. Бронирование мест в гостиницах для проживания иногородних участников.

16. Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.

17. Заказ на обслуживание в предприятии общественного питания.

18. Подготовка регистрации участников и отметки командировочных удостоверений.

19. Подготовка культурной программы для участников совещания.

В день проведения совещания рекомендуется:

перед началом заседания произвести регистрацию присутствующих;

начать заседание точно вовремя;

сообщить о стоимости минуты данного совещания и о своем намерении провести его рационально, выразить уверенность в успешном ходе заседания;

согласовать с участниками правила совместной работы: время выступлений, перерывов, окончания совещания, порядок принятия решений и т. д.;

поручить одному из участников или секретарю ведение протокола;

держать под контролем перерывы;

распознавать и блокировать такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения;

во время заседания перепроверять, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация;

повторить принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия;

в конце заседания подвести итоги и пояснить: что, кем и к какому времени должно быть сделано;

перед окончанием совещания подготовить и раздать участникам краткий протокол, содержащий главным образом принятые решения, ответственных и сроки. При отсутствии такой возможности протокол разослать участникам и заинтересованным лицам не позже чем через 48 ч;

завершить совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов. Поблагодарить выступавших, всех участников и готовивших совещание;

закончить совещание точно в назначенное время, чем обеспечить себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня.


следующая страница >>