prosdo.ru
добавить свой файл
1 2 3
1 Понятие, структура и оформление деловой корреспонденции
1.1 Понятия: "деловая корреспонденция", "деловое письмо"
Письмо (синонимы : служебное письмо , деловое письмо , во множественном числе –деловая корреспонденция ) – общепринятое название большого числа разновидностей информационно- справочных документов , используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком , по которому письма выделяются в особую группу документов , является пересылка их по почте.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами , сообщения чего-нибудь , уведомления о чем-нибудь .

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов , возникающих в управленческой деятельности , отсюда вытекает разнообразие содержания писем : запросы , уведомления , претензии , приглашения , уточнения , сообщения , рекомендации , предложения , просьбы , требования и т.п.

Так как деловые письма выступают связующим звеном между предприятиями , учреждениями и организациями , они занимают до 80 % входящей и исходящей документации учреждения . Поэтому, стремясь к сокращению документооборота , следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях , когда невозможно решение вопроса при устном общении.

Главная цель делового письма - побудить к действию , убедить , показать , разъяснить .

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи организаций с внешним миром , несмотря на наличие современных форм связи : телефона , телеграфа , факса , модемной связи и т. п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик . Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем , далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих составления , вызывает необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем .

Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним . Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы . Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника " Простые письма " считают,что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах .

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Когда же такие законы появились , от делопроизводителей требовались абсолютная четкость формулировок , доскональное соблюдение формы , иначе документ терял юридическую силу .

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так , в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения , известный под названием " код-молния ". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами , унифицированный стиль изложения в деловой переписке имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений . Технической его базой является , как уже отмечалось , компьютеризация.


    1. ^ Структура и правила оформления делового письма


В последнее время структура делового письма значительно упростилась, однако существуют еще некоторые общие правила, которые необходимо соблюдать.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из " рамы " письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например , учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной , а нижнюю - более "устойчивой".

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы , входящие в состав унифицированных систем документации , состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон . Такая "геометрия" документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТУ.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

организовать централизованное изготовление бланков для писем ;

уменьшить стоимость машинописных работ;

сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

облегчить визуальный поиск необходимой информации;

расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТУдокументы могут содержать до 29 реквизитов , однако ни один документ не оформляется

полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения . Так , для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов :

  1. код организации по ОКПО, если он есть;

  2. наименование организации (полное или сокращенное);

  3. справочные данные об организации;

  4. дата документа;

  5. регистрационный номер документа;

  6. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);

  7. адресат;

  8. заголовок к тексту;

  9. текст;

  10. подпись;

  11. фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ", "Акт", " Решение", " Докладная записка " и т.д.

^ Наименование организации – адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод );

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

^ К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма .

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания, она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например , дату 25 октября 2002 года следует записать так : 25.10.2002. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль

Например, дату 12 января 2002 года записывают следующим образом: 12.01.2002. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например , 20.02.2002) .

Регистрационный номер исходящего документа – номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов , исполнителей , а последней частью будет порядковый номер исходящего письма , например

№ 2/ 16-2955 или 18/275.

^ Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем . Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова "наш", "ваш", употреблять не рекомендуется, наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На №___________ от ____________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: " На № 4520/144 от 17.05.2002" .

Адресат – наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается на правой верхней стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма . В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже . Например:

ЗАО "Оксид"

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТУпри направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже , а должность и фамилия - в дательном. Например:

^ Кемеровское ОАО "Гранит "

Главному специалисту

А.Н.Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например :

Ректору

Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

проф.Ю.В.Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны в исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

^ Директору ЗАО "Кристалл"

Г.Н.Некрасову

103030, г. Москва,

Скатерный пер.,22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:

^ 630102, г. Новосибирск

ул. Кирова,76, кв.12
П.И.Григорьеву
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г.Иванову
проф. Н.Г.Кирсанову
Текстовое сокращение "гр." (от слова "гражданин") применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова "господин", "господину" передаются сокращениями "г.", "г-ну" .

^ Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" ("об"). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например :

^ Об организации выездной торговл

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Желательно , чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две , употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель , который лучше , чем кто-либо другой , знает содержание документа . Сотруднику, разбирающему почту , должно быть достаточно прочитать заголовок , чтобы определить , к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить , что особенно важно в тех случаях , когда в адресе не указывается конкретное лицо , которому адресовано письмо . Кроме того , беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова "касательно" , "касается" . Также не следует писать "по делу" , так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно , например, в письме , адресованном в отделение милиции :

Начальнику

отделения милиции

^ Кировского района

г. Новосибирска

Г.В.Сидорову

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма – текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строчка вмещает 60-62 знака . Выбор такой длины строки обьясняется наиболее употребимым форматом А4 , а также тем , что читая текст , мы , как правило , держим его на расстоянии 30-35 см от глаз , угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Текст письма строят по схеме : вводный абзац ( излагаются мотивы , побудившие написать письмо, ссылки на события , факты , документы, решения вышестоящих учреждений и др.) ;

основное содержание ( обоснование вопроса в четкой последовательности ; доказательства );

заключительный абзац (содержит выводы, предлагаемые решения , меры , просьбы и др.).

^ Отметка о наличии приложения делается , если к письму приложены какие-то документы , В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово " Приложение ", затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке . Под словом "Приложение" никакая запись не производится. Например :

^ Приложения: 1. Копия контракта с фирмой " Келлер" на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения , упоминаемого в тексте письма , может быть сделано в таком виде :

Приложение : на____ л. в _____ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например :

^ Приложение : информационный материал о международной выставке "СИБ-2000" в 3 экз.

Сами документы , входящие в состав приложения , должны иметь все необходимые реквизиты : наименование вида документа , заголовок , дату , подпись . Кроме того , на приложениях в верхнем углу справа делается отметка , указывающая на связь приложения с основным документом . Если приложение является самостоятельным документом , оно направляется с сопроводительным письмом .

^ Реквизит " подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля . В состав подписи входят: наименование должности лица , подписывающего письмо , личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений , название учреждения в подписи не указывается. Например :

^ Директор школы Подпись Н. К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае , когда необходимо подтвердить действенность первой подписи , а также в особо ответственных документах , например в письмах по финансово-кредитным вопросам , направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия .

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности , соответствующей занимаемой должности :

^ Директор института Подпись А. Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности , их подписи располагаются на одном уровне :

^ Директор ОАО "Карелия" Директор ЗАО "Корсар"

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций , должны содержать подлинные подписи должностных лиц .

Если должностное лицо , подпись которого заготовлена на проекте письма , отсутствует , письмо подписывает лицо , исполняющее его обязанности , или его заместитель При этом обязательно указывается фактическая должность лица , подписавшего письмо (например , "и.о.", "зам.") и его фамилия . Нельзя подписывать письма с предлогом "за " или проставлением косой черты перед наименованием должности .

Подписание документа является одним из способов удостоверения его . Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы .

Отметка об исполнителе ( составителе письма ) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма .

На рисунке 1.2.1. приведен пример макета служебного письма. На рисунке 1.2.2. приведен пример служебного письма .

Коммерческая переписка, письма деловым партнерам часто содержат формулы вежливого обращения и заключения , они должны соответствовать друг другу : " Уважаемый Петр Иванович !…С уважением , начальник управления …". Заключительная формула вежливости отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается с абзаца. В данном случае структура письма будет выглядеть следующим образом:

  1. Тема письма

  2. Вежливое обращение

  3. Вводный абзац

  4. Основное содержание

  5. Заключительный абзац

  6. Заключительная формула вежливости .




    1. Требования к оформлению внешнего вида деловой корреспонденции


О конвертах. Можно обойтись стандартными конвертами, которые продаются в киосках , но следует иметь в виду, что за рубежом, да и у нас, все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты. Использование фирменного конверта поднимает престиж фирмы в глазах отечественных и зарубежных партнеров и избавляет от необходимости писать на конверте обратный адрес .

Всякое письмо начинается с адреса на конверте . Во всем мире порядок написания адреса прямо противоположен нашему : сначала пишут "кому" , а затем "куда".

Первая позиция адреса – фамилия адресата с инициалами перед ней . Писать инициалы после фамилии , это наследие нашего бюрократизированного прошлого , с которым нужно постепенно расставаться .

Вторая позиция адреса – должность вашего адресата . Ее указывают для того , чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует , такое письмо вскроет его заместитель. Если вы хотите сохранить в тайне содержание письма , после фамилии лучше поставить "лично" .

Следующая позиция адреса – название фирмы. Затем следует номер дома и название улицы, города , штата , почтовый индекс и название страны.

^ Разработка собственного бланка . Практически каждая фирма пользуется для деловых писем собственными печатными бланками На готовых бланках пишутся также служебные записки , оформляются счета и отчеты. Как правило , на фирменных бланках изображают эмблему фирмы , помещают ее полное название , почтовый и телеграфный адрес , телефон , телефакс и банковские реквизиты.

Работая на компанию , вы , не задумываясь , пользуетесь ее бланками. Но когда возникает необходимость в своем собственном бланке , вам приходится тщательно поразмыслить над его проектом .

Случалось ли вам получать письма, которые выглядят скучно и неинтересно по той причине , что написаны на плохо оформленных бланках ? Какое впечатление о компании они создают ? Вероятно , не самое благоприятное . В наше время острой конкуренции любые дополнительные средства , в том числе и бросающиеся в глаза фирменные бланки , помогут вам лучше начать дело .

^ Что должно быть на бланке . Прежде всего , подумайте . что вам надо указать на бланке. Это зависит от типа вашей компании . Например , если ваша компания является акционерным обществом , на фирменном бланке необходимо указать полное название компании , фамилии ее директоров , регистрационный номер и место регистрации вашей компании , ее официальный адрес. Если же это не акционерное общество , бланк можно оформить по вашему усмотрению .

Любой составленный вами бланк должен :

быть понятным и несложным для чтения;

содержать название , адрес и телефон вашей компании;

содержать номер факса или телекса ;

сообщать любую другую информацию , полезную для получателя письма.

^ Использование логотипа. На фирменных бланках многих компаний можно увидеть логотип. Это рисунок или знак , который легко связать с данной компанией . Логотипы , или фирменные знаки , могут быть очень удобны для рекламы , особенно если вы используете их не только в деловых документах , но и в газетных рекламных обьявлениях , а также кампаниях по стимулированию сбыта . Выбрать наиболее подходящий для вас фирменный знак поможет дизайнер , и даже если это обойдется вам недешево , затраты себя оправдают. Может случиться так , что вашу компанию будут больше знать по фирменному знаку , чем по названию .

^ Цветовое решение бланка . Ваш бланк может быть напечатан жирным шрифтом и/или в цвете , и ваша задача сделать его как можно более эффектным . Понятно , что чем более привлекателен бланк , тем большее впечатление произведут ваши письма на получателей .

^ Размер бланка и расположение надписей . Большинство компаний используют листы формата А4 (297х210 мм) даже для небольших деловых писем , поскольку пользоваться листами одного размера удобней и дешевле . Формат А4 к тому же предоставляет больше места для надписей, чем А5 (210 х148 мм) , особенно если вам необходимо поместить регистрационный номер , юридический адрес компании и фамилии директоров . Лучше всего расположить адрес компании , номер телефона и тому подобное вверху , а фамилии директоров и регистрационные данные – внизу. В противном случае заголовок получится таким длинным , что ваше письмо будет начинаться чуть ли не с середины листа !

Итак , надпись на бланке должна не только содержать важную информацию , но и быть понятной, привлекающей внимание и создавать хорошее впечатление о компании или учреждении, которые она представляет.



^ 2 Правила составления текста и речевая культура делового письма


    1. Подготовка к написанию письма. План письма


Хорошо спланированное и продуманное письмо помогает достичь гораздо больших

результатов , чем составленное небрежно . В данном параграфе мы рассмотрим следующие вопросы :

  • как подобрать фактический материал;

  • как решить, о чем и как вы будете писать ;

  • как составить вступление , главную часть и заключение ;

  • как писать черновой вариант.

В деловом письме чрезвычайно важно передать информацию как можно точнее и понятнее.

Прежде всего необходимо собрать весь нужный фактический материал : просмотреть соответствующие архивные документы и другую информацию . Возможно придется провести их анализ с тем , чтобы быть абсолютно уверенным в достоверности тех фактов , которые лягут на бумагу . Нужно помнить , что от любого письменного заявления трудно отказаться впоследствии , если окажется , что вы где-то допустили неточность.

Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения , но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных. Такие факты должны быть актуальными , т.е. важны именно в данный момент и в данной ситуации.

Факты , приводимые в деловом письме , должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными , но и высокоинформативными . В каждом таком письме должна содержаться лишь необходимая информация , которая является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо разьяснений и дополнительных сведений .

Информация в деловой переписке может быть избыточна , если в нескольких местах текста повторяется одно и то же . Стремление составителя придать письму большую "солидность " заставляет его включать сведения , не имеющие прямого отношения к делу , а только отвлекающие и раздражающие тех , кому такое письмо адресовано .

Решите , о чем вы будете писать ? Какова тема вашего письма ? Кто его будет читать?- вот вопросы , на которые следует ответить , прежде , чем вы решите точно , что именно сказать в письме.

Когда вы отобрали факты для письма , их нужно кратко изложить на бумаге и рассортировать в строгой логической последовательности . Подумайте о каждом пункте письма и удостоверьтесь в том , что все они необходимы и точно изложены.

И вновь подумайте , кому вы намерены писать. Не стоит , например, перегружать письмо техническими деталями, цифровым материалом , если получатель вашего письма не обладает соответствующей технической подготовкой .

Обдумывая стиль письма , рассмотрите следующие пункты :

  • кому вы направляете письмо ;

  • почему нужно именно письмо ;

  • чего вы хотите добиться этим письмом .

Ответив на эти вопросы , вы быстрее решите , что и как надо сказать в письме .

Каждое письмо , даже самое короткое, должно содержать вступление , главную часть и заключение ( см. тему № 1).

Подготовка к написанию письма в логической последовательности может выглядеть

следующим образом .

^ ПОДГОТОВКА К НАПИСАНИЮ ПИСЬМА

Сбор информации

  1. Собрать и проанализировать имеющуюся информацию об адресате .

  2. Изучить структуру , деятельность и политику своей компании .

  3. Просмотреть предшествующую переписку с данным адресатом и определить цель письма .

  4. Встать на место адресата и попытаться определить его интересы и потребности.

Выбор наиболее подходящего начала

  1. При сообщении приятных /неприятных новостей ( прямой подход) .

  2. При сообщении неприятных для адресата новостей (косвенный подход ) .

  3. При необходимости привлечь внимание , вызвать интерес и убедить предпринять определенные шаги (убеждение).

^ Составление краткого плана письма

Основные этапы работы над планом :
Напишите в нескольких словах основную цель письма.

Кратко перечислите все второстепенные задачи .

Кратко запишите все пункты , которые необходимо включить , чтобы реализовать основную цель и решить второстепенные задачи.

Продумайте все детали , которые вы бы хотели включить в письмо ;

Записывайте их в том порядке , в котором они приходят вам в голову , не обращая внимания на их значимость .

Вычеркните те пункты , которые , вы считаете, можно опустить . Особенно обратите внимание на информацию , которая уже известна адресату .

Просмотрите свой план и определите , в какой логической последовательности лучше изложить свои мысли .

Пронумеруйте пункты .

Помните , что начало должно создать у адресата хорошее настроение и желание прочитать письмо до конца .

При составлении плана следует постоянно помнить о (1) лице ,которому адресуется данное письмо , и о (2) цели написания данного письма .

^ Напишите черновой вариант письма . При этом :

а) пишите своими словами ;

б) пишите его быстро , используя сокращения;

не теряйте времени на проверку написания и грамматические ошибки;

в) оставьте большие поля и большое расстояние между строчками;

г) строго следуйте составленному вами плану .
^ Отредактируйте черновой вариант. При проверке обратите внимание на :

а) правильность написания и употребления слов ;

б) лаконичность , законченность и связь между предложениями ;

в) содержание , длину и связь между абзацами ;

г) правильность пунктуации , написания цифр .
^ 2.2 Основные правила составления и требования к тексту письма
Ваша фирма решила установить деловые контакты с инвесторами , партнерами и клиентами в своей стране или за рубежом . И вы пишете письма . Казалось бы , нет ничего проще , чем написать деловое письмо . Но существуют каноны , правила и принципы написания таких писем , несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов или привлечению клиентов .

Хорошие деловые письма или служебные записки – это своего рода произведения искусства.

А шедевры , как известно , не создаются за несколько минут . Известно , что авторы эффективных посланий и деловых бумаг уделяют много времени своей переписке , Ведь это не просто : изложить свои мысли – и письмо готово. Составители лучших деловых писем ( Джордж Пост, Джей Абрахам, писатели Александр Вулкот и Беннет Серф и др. ) следуют принципу: "У Вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление". Мнение о вас у будущих клиентов или коллег складывается на основе первого впечатления , во время первой встречи. Так же воздействует и деловое письмо. Например , первое , что ждет клиент от своего банкира , - это банковский счет . Однако , Дж.Пост , главный исполнительный директор одного из самых процветающих банков , взял за правило посылать новым клиентам персональные послания через несколько дней после их первого визита в банк. Это письмо способствует развитию деловых контактов с клиентом .

Уважаемый …..

По мере приближения праздников за ежедневными делами и заботами легко забыть поблагодарить Вас , нашего уважаемого клиента за Вашу поддержку .

Мы хотим выразить Вам свою благодарность и надеемся , что радость и счастье , которые принесут Вам рождественские праздники , не оставят Вас и Вашу семью в течение всего нового года.

С наилучшими пожеланиями ….

Лексика этого письма может быть использована любой фирмой и не только в праздники . В будни , например , первые шесть слов могут быть заменены на : " В повседневной деятельности нашей компании…" А второй абзац может быть перефразирован следующим образом: " И чтобы не показаться забывчивыми , мы благодарим Вас и надеемся , что этот год будет удачным для Вас и Вашей компании".

При составлении делового письма необходимо уметь выражать свои мысли просто и кратко .Это не значит, что длинным письмам нет места в деловой переписке. Письмо может быть длинным , если автор излагает информацию , относящуюся к делу , а не перескакивает с одной темы на другую. Однако одна из особенностей хорошо написанного делового письма – оно не должно быть чересчур длинным .

Хорошие письма , так же как и хорошую беседу или выступление отличают четкость и ясность. Лаконичные письма , написанные односложными словами , характеризуют их авторов как прекрасных собеседников, владеющих искусством общения. Четко, по существу, короткими предложениями – именно так большинство из нас говорит, обсуждая деловые вопросы с коллегами. И писать мы должны точно так же.

Джей Абрахам , талантливый коммерсант , наживший большую часть состояния благодаря своим ораторским способностям , советует авторам писем : " Думайте об аудитории; старайтесь ее заинтересовать, пытайтесь так донести до аудитории суть вопроса , чтобы ее запомнили". Таким образом , письма должны быть обращены непосредственно к получателю , исходить из его интересов , а не автора.

Деловое письмо или служебная записка могут раскрывать характер человека , давать представление о стиле руководства , отражать специфику фирмы , отдела.

Если этого требует ситуация , письмо может быть написано в шутливом тоне. Нет необходимости всегда писать сухо и скучно , Хорошо воспринимаются комплименты , но ими нужно пользоваться , если они действительно заслужены. Письмо , написанное с чувством юмора , может завоевать будущего клиента. Оно покажет получателю , что за текстом скрывается индивидуальность , интересная личность .

Послание писателя А.Вулкота своему другу Б.Серфу и ответ Серфа являются не только классическими образцами эпистолярного жанра , они доказывают , что правильное составление писем и записок – это самое совершенное средство общения . Переписка Вулкота и Серфа раскрывает личности двух людей, обладающих огромным чувством юмора . Из их писем становится ясно , что это старые добрые друзья , которые не могут удержаться от взаимных добродушных колкостей .

Дорогой Серф !

Удивительно, что Вам удалось издать книгу , и причем весьма неплохую. Пожалуйста, пришлите мне сразу двенадцать экземпляров .

^ Искренне Ва

А.Вулкот
Дорогой Вулкот!
Это почти невероятно , но Вы еще можете купить эти двенадцать экземпляров в

магазинчике Брентано .

Преданный Вам



следующая страница >>