prosdo.ru
добавить свой файл
  1 2 3 ... 19 20
Глава 1. Новая методика для новой реальности


Человек, перед которым стоит масса задач, может продуктивно работать, сохраняя ясный рассудок и

спокойно контролируя ситуацию. Это — прекрасный способ достичь более высокой эффективности

в работе и в жизни. В последнее время именно такой стиль работы требуется от успешных

специалистов высокого класса. Вы уже знаете, как нужно действовать, чтобы добиться более

высокой продуктивности. Но, если вы относитесь к большинству, вам следует применять эти навыки

в более адекватной, полной и упорядоченной форме, чтобы одержать верх над работой и не

чувствовать себя похороненным под грудой забот. И хотя методы и технические приемы, которые

описаны в данной книге, носят сугубо практический характер и базируются на здравом смысле, большинству людей придется менять некоторые из своих трудовых навыков, прежде чем они смогут

применить предложенную систему. Необходимые незначительные изменения — изменения в вашей

манере уяснения и упорядочения вещей, занимающих ваше внимание — могли бы стать

существенным сдвигом, который позволит вам пересмотреть некоторые ключевые аспекты своей

повседневной работы. Многие из моих клиентов отзывались о подобных изменениях как о

значительном сдвиге в мировоззрении.

Причина беспокойства — недостаток контроля над ситуацией, организованности, подготовки и

активности.

Все методы, представленные в моей книге, основаны на достижении двух основных целей: (1) объединить все задачи, которые нужно выполнить — сейчас, позднее или когда-нибудь, серьезные, мелкие или средней важности — в логически упорядоченную и надежную систему, выходящую за

пределы вашего сознания и вашего разума, и (2) приучить себя принимать фронтальные решения, касающиеся всех входных сведений, с которыми вы сталкиваетесь в жизни, чтобы у вас всегда был

план дальнейших действий, который можно осуществить или пересмотреть в любой момент.


Эта книга предлагает уже упомянутый проверенный метод управления рабочим процессом, требующим высокой производительности. Она описывает эффективные инструменты, подсказки, технические приемы и фокусы, к которым можно прибегать. Как вы сможете убедиться, описанные

принципы и методы можно сразу использовать и применять во всех сферах вашей личной жизни и

профессиональной деятельности.[1] Вы можете внедрить описываемую мной систему в качестве

основного стиля работы в профессиональной деятельности и в жизни, как это сделали до вас многие

люди. Или, подобно другой группе людей, вы можете просто использовать как инструкцию по

контролю над ситуацией, когда почувствуете, что вам его не хватает.

Большинство людей считают, что у них слишком много работы и слишком мало времени на ее

выполнение. Не так давно ко мне обратился партнер из крупной международной инвестиционной

фирмы, который беспокоился, что новые управленческие обязанности, предложенные ему

компанией, нанесут ущерб его семейной жизни. Женщину, которая управляла трудовыми ресурсами

компании и ежедневно пыталась совладать с сотней-другой электронных писем, беспокоила

перспектива расширения регионального штата офисных работников с 1200 до двух тысяч человек, поскольку она хотела сохранить возможность вести светскую жизнь по выходным.

В новом тысячелетии наблюдается парадокс: люди повысили качество своей жизни, но при этом

вырос и уровень стресса, поскольку они взваливают на себя больше работы, чем способны

выполнить. Видит око, да зуб неймет. И большинство людей опускают руки и заходят в тупик, пытаясь изменить такое положение вещей.

Время — это свойство природы, которое не дает всем событиям происходить одновременно. В

последнее время это утверждение, похоже, потеряло смысл.

Основная причина нарастания уровня стресса состоит в том, что природа наших занятий изменилась


гораздо более существенно и резко, чем качество нашей подготовки и нашей способности

справляться с работой. Только в течение второй половины двадцатого века сущность понятия

«работа» в промышленно развитых странах превратилась из производственного конвейера и

деятельности по сборке и транспортировке товара в то, что Питер Друкер так удачно назвал

интеллектуальным трудом.

В прежние времена результаты работы были очевидными. Поля нужно было вспахивать, машинами

следовало управлять, коробки — упаковывать, коров — доить, а дела — делать. Вы знали, какую

работу нужно выполнить — вы могли ее видеть. Было ясно, выполнена работа или не выполнена.

На сегодня большая часть проектов не имеет четких рамок. Большинство моих знакомых работают

одновременно над несколькими задачами, но даже будь у них вся жизнь на их выполнение, им не

удалось бы довести задуманное до совершенства. Перед вами, вероятно, стоит аналогичная

проблема. Насколько плодотворной может быть конференция? Насколько эффективной может быть

программа подготовки или схема оплаты труда персонала? Насколько хорош рассказ, который вы

пишете? Насколько продуктивно собрание персонала? Насколько действенна реорганизация? И

последний вопрос: какой объем доступной информации имеет смысл задействовать для «улучшения»

этих проектов? Ответ таков: объем информации не ограничен, и все необходимые сведения можно

без труда добыть в электронной сети.

Практически каждый проект можно усовершенствовать, и бесконечный объем информации, к

которой есть доступ на данный момент, позволяет это сделать.

С другой стороны, отсутствие рамок может привести к появлению новых задач у каждого работника.

Сегодня достижение целей многих организаций требует взаимодействия, сотрудничества и

привлечения различных функциональных подразделений. Институт отдельно взятого кабинета


рушится, и вместе с ним уходит в прошлое привилегия, позволяющая игнорировать электронные

сообщения, пересланные маркетинговым отделом, кадровой службой или специальной комиссией, занимающейся определенным вопросом.

Исчезающие границы наших замыслов и задач уже сами по себе представляют достаточно серьезную

проблему для каждого из нас. Но сегодня нам приходится добавить в уравнение постоянные

изменения в определении наших профессиональных обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю:

«Кто из вас занимается только той работой, для выполнения которой его нанимали?». Мало кто

поднимает руку в ответ. Какой бы аморфной и расплывчатой ни была работа, будь у вас

возможность достаточно долго выполнять четко описанный круг задач, вам, вероятно, вскоре

удалось бы выяснить, что именно вы должны делать — какой объем работ выполнять, и на каком

уровне — чтобы не сойти с ума. Но сегодня уже почти никто не может позволить себе такой

роскоши по двум причинам:

1. Организации, в которых мы работаем, постоянно претерпевают метаморфозы: меняются цели, продукция, клиентура, рынки, технологии и владельцы. Все это неизбежно отражается на

структурах, формах, ролях и обязанностях.

2. Среднестатистический специалист сегодня как никогда подобен свободному художнику: он

меняет вид деятельности так же часто, как его родители когда-то меняли работу. Даже те, кому за

сорок или за пятьдесят, придерживаются принципов постоянного профессионального роста. Но

сегодня цели стали более традиционными: они определяются общими принципами

«профессионального управления и повышения квалификации», а это значит, что нанятые работники

просто не будут заниматься текущим видом деятельности в течение сколько-нибудь

продолжительного периода времени.

Мы никогда не сможем по-настоящему подготовиться к абсолютно новым вещам. Мы должны


приспосабливаться, и любой радикальный шаг к самосовершенствованию — это кризис

самоуважения: мы проходим испытание и нуждаемся в самоутверждении. Для того, чтобы

принимать резкие перемены без внутреннего трепета, нужна твердая уверенность в своих силах.

Сегодня, когда речь заходит о том, в чем состоит наша работа, или о том, какие входные данные и в

каком количестве необходимы для ее успешного выполнения, цели становятся расплывчатыми. Мы

воспринимаем колоссальные объемы информации и сообщений из внешнего мира и генерируем

столь же огромное количество идей и компромиссов с собой и окружающими в мире внутреннем. И

мы оказываемся не подготовленными к тому, чтобы обрабатывать эту массу внутренних и внешних

сигналов.

Чем больше я спешу, тем сильнее отстаю.

Ни стандартная система образования, ни традиционные модели распределения времени, ни масса

доступных организационных инструментов, таких как электронные блокноты, установленные на

портативных компьютерах, или персональные цифровые секретари типа Outlook Express или Palm, не являются надежными средствами для выполнения новых требований, которые возлагаются на нас.

Если вы пробовали использовать какие-либо из перечисленных инструментов или процессов, то, вероятно, поняли, что они не соответствуют темпам, сложности и смене приоритетных направлений

в работе, которой вы занимаетесь. Чтобы достичь успеха, избежать стресса и получить контроль над

ситуацией в эти продуктивные, но нестабильные времена, необходим новый способ мышления и

работы. Ощущается крайне острая потребность в новых методах, технологиях и стилях работы, необходимых для того, чтобы совладать с окружающим миром.

Ветры и волны всегда на стороне самых искусных мореходов.

Традиционные подходы к распределению времени и персональной организации в свое время были


весьма полезны. Они служили надежными ориентирами для персонала, который как раз переходил

от режима производственного конвейера к работе нового типа, предполагавшей выбор дальнейших

действий и принятие решений о том, когда их осуществить. Когда «время» само по себе

превратилось в фактор труда, индивидуальные рабочие графики стали ключевым инструментом.

(Даже в 1980-е годы некоторые специалисты считали, что наличие карманной записной книжки

составляет основу персональной организованности, да и сегодня многие считают свой блокнот

основным инструментом контроля над ситуацией). Помимо распределения времени, возникла

необходимость принятия решений о том, как действовать. Списки приоритетов и перечни задач на

каждый день стали основными инструментами, которые люди разработали, чтобы хоть как-то

упорядочить свой выбор возможных дальнейших действий. Если бы вы могли решать, как поступать, то на вас также легла бы ответственность за правильный выбор с учетом приоритетов.

Как вы, вероятно, уже убедились (по крайней мере, на определенном уровне), календарь, при всей

своей важности, помогает эффективно упорядочить лишь малую часть задач, которые требуют

решения. Перечни заданий на каждый день и упрощенные списки приоритетов оказались

недостаточными для того, чтобы обрабатывать огромные объемы работ различного характера, с

которыми сталкивается среднестатистический профессионал. Все больше людей занимаются

работой, которая предполагает прочтение десятков или даже сотен электронных сообщений в день, и

не позволяет игнорировать ни одного запроса, жалобы или заказа. Очень немногие могут (или даже

должны) наделять задачи первой, второй или третьей степенью важности, или придерживаться

некоего заранее составленного плана работ, который может быть перечеркнут первым же

телефонным звонком или вмешательством начальства.


С другой стороны, большое число книг, моделей, семинаров и учителей в деловой сфере

придерживаются «более широкого взгляда», считая его решением проблем нашего сложного мира.

Существует мнение, что четкое определение основных целей и ценностей придает упорядоченность, значимость и направленность нашей работе. Впрочем, на практике ориентация на общие ценности, даже с добрыми намерениями, часто не позволяет достичь желаемых результатов и затраченные

усилия оказываются напрасными. Возможных причин три.

1. Слишком сильное отвлекающее влияние оказывают ежедневные и ежечасные заботы, которые не

позволяют должным образом сосредоточиться на целях высшего порядка.

2. Низкая эффективность систем персональной организации влечет за собой резкое подсознательное

нежелание заниматься все более масштабными проектами и преследовать новые цели, которые, скорее всего, не будут выполняться надлежащим образом, и, в свою очередь, вызовут большее

разочарование и стресс.

3. Когда четко определяются цели и ценности более высокого порядка, поднимается и порядок

наших требований, и мы замечаем, что нужны гораздо более масштабные изменения. У нас заранее

формируется отрицательная реакция на огромный объем задач, который следует выполнить. И чем

же обусловлен этот объем работ, которые стоят на первых местах в списке приоритетов? Нашими

новыми идеалами!

Сосредоточение внимания на ценностях НЕ упрощает вашу жизнь. Оно придает ей значение и

направленность, а также значительно усложняет ее.

Концентрация внимания на основных результатах и ценностях, конечно же, является критическим

шагом. Но это совсем не означает, что уменьшится объем работы или число проблем, с которыми

сопряжено ее выполнение. Как раз наоборот: повышаются ставки в игре, которая продолжается изо

дня в день. Например, основная задача сотрудника отдела кадров, решившего заняться вопросами


качества жизни и работы специалистов, чтобы привлечь и удержать талантливых работников в

организации, не станет легче.

В нашей новой культуре интеллектуального труда наметился пробел: в ней отсутствует система

согласованных действий и инструментов, которая эффективно функционирует на уровне

физического выполнения работ. Она должна объединять общее мировоззрение и мельчайшие

рабочие детали. Она должна регулировать многие уровни приоритетов. Она должна ежедневно

осуществлять контроль над массой поступающих сведений. Она должна позволять экономить

больше времени и сил, чем требуется на ее поддержание, и проще получать результат.

Представьте на мгновение, что бы было, если бы вы могли постоянно и полностью контролировать

ситуацию в сфере персонального управления на всех уровнях. Что, если бы вы могли, ни на что не

отвлекаясь, по собственному усмотрению, уделить все 100 % своего внимания любому делу, с

которым сталкиваетесь?

Жизнь усложняет недостаток внимания независимо от того, чему его следует уделить: мойке окон

или попыткам написания шедевра.

Это возможно. Есть способ получить полный контроль над ситуацией, сохраняя спокойствие, и с

минимальными усилиями выполнить главные задачи, которые возникают перед вами в работе и в

жизни. Вы можете испытать состояние, которое мастера боевых искусств называют «текучесть

сознания» (а спортсмены — «зона») в сложном мире, в котором живете. На самом деле вы, вероятно, уже неоднократно пребывали в этом состоянии.

Ваша способность накапливать силы прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.

Это — состояние работы, действия и бытия, в котором сознание сохраняет ясность и порождает

конструктивные идеи. Это состояние, доступное каждому и все более необходимое для того, чтобы

эффективно справляться с жизненными тяготами в двадцать первом веке. Растущую потребность в


этом состоянии будут ощущать специалисты в областях, где нужна высокая продуктивность, стремящиеся к постоянному достижению положительных результатов в своей работе. Мастер спорта

международного класса по гребле, Крейг Ламберт описал это ощущение в книге Mind Over Water (Houghton Miflin, 1998) так:

У гребцов есть специальное слово для обозначения этого свободного состояния: свинг… Вспомните

чистую радость катания на качелях во дворе: простой цикл движения, когда момент накапливают

сами качели. Они сами несут нас, мы не должны их подталкивать. Мы помогаем себе ногами, чтобы

увеличить амплитуду, но основную работу выполняет сила притяжения. Не мы раскачиваемся: скорее, нас раскачивают. Байдарка сама несет вас. Она создана для скорости: скольжение заложено в

самой ее форме, в самой сущности. Наша задача — работать вместе с ней, не замедляя ее ход

рывками в своем стремлении двигаться быстрее. Слишком резкие рывки снижают скорость лодки.

Попытки превращаются в борьбу, а борьба сама себя уничтожает. Карьеристы борются за право

называться элитой, но их старания не приносят результата. Настоящие аристократы ни к чему не

стремятся: они уже всего достигли. Свинг — это состояние достижения цели.

В искусстве карате состояние абсолютной готовности определяется с помощью специального образа:

«сознание подобно воде». Представьте себе, что бросаете камешек в пруд с совершенно гладкой

поверхностью воды. Что произойдет с водной гладью? Ее отклик будет соответствовать силе броска

и массе камня; затем она снова успокоится. Реакция воды не будет недостаточной или слишком

бурной.

Если ваше сознание свободно, то оно всегда готово ко всему; оно открыто для всего.

Сила удара в карате определяется скоростью, а не мускульной силой; он подобен

сконцентрированному щелчку после взмаха кнута. Поэтому невзрачные на вид люди могут


научиться проламывать доски и разбивать кирпичи голыми руками: для этого не нужны мозоли или

грубая сила — только способность быстро наносить сконцентрированный удар. Но напряженный

мускул медлителен. Поэтому высшие уровни мастерства в боевых искусствах, помимо всего прочего, учат расслабляться и требуют внутреннего равновесия и спокойствия. Самое главное для

внутреннего спокойствия — освобождение разума и готовность ко всему.

Все, что заставляет вас реагировать слишком бурно или слишком вяло, может управлять вами, и

часто так и происходит.

Неадекватная реакция на электронные сообщения, действия персонала, внедрение проектов, непрочитанные журналы, мысли о том, что следует сделать, просьбы детей или указания начальника

приводят к тому, что эффективность результатов не оправдывает ваших ожиданий. Большинство

людей уделяют разным вещам больше или меньше внимания, чем они заслуживают, просто потому, что их разум не подобен воде.

Есть одна вещь, которую мы можем сделать, и счастливейшие из нас при этом способны выложиться

до предела своих возможностей. Мы можем полностью отдаться работе. Можем находиться здесь и

нигде больше. Мы можем… уделить все свое внимание возможности, открывшейся перед нами.

Подумайте, когда вы в последний раз продуктивно работали? Вы, вероятно, чувствовали, что

контролируете ситуацию; вас ничто не беспокоило; вы сосредоточились на работе; время будто

перестало существовать (никаких «долго еще до обеда?»); и вы чувствовали, что уверенно

приближаетесь к существенному результату. Вы хотели бы, чтобы таких моментов было больше?

А если вы сильно отдалились от этого состояния — начинаете чувствовать беспомощность, стресс, не можете сосредоточиться, ощущаете усталость и безысходность — можете ли вы вернуться в

продуктивный режим? Именно в этой области книга «Как разобраться с делами» повлияет на вашу


жизнь сильнее всего: она покажет вам, как вернуться в состояние, когда «разум подобен воде», а все

ваши возможности и способности задействованы по максимуму.

Главная истина, усвоенная мной за двадцать лет практической работы и тренингов, состоит в том, что большинство стрессовых ситуаций, в которых оказываются люди, обусловлены неадекватной

реакцией на обязательства, которые они дают или принимают. Даже те, кто сознательно не поддается

стрессу, несомненно, почувствуют себя спокойнее, научатся лучше сосредотачиваться и

продуктивнее работать, если будут с большей эффективностью контролировать незамкнутые циклы

в своей жизни.

Вы, вероятно, заключили гораздо больше компромиссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый

из них — серьезный или нет — откладывается у вас в подсознании. Они и представляют собой

«незавершенности» или «незамкнутые циклы»: я определяю их как нечто, отвлекающее ваше

внимание, нечто, что вас не устраивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К

незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде

«Победить голод во всем мире» до более скромных задач типа «Нанять нового помощника» или

самых незначительных незавершенностей: например, «Заменить электрическую точилку для

карандашей».

Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете

предположить. Попытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную

ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то предпринять в

данном направлении. Например, у вас есть задача: как-то реагировать на каждое новое сообщение, приходящее по электронной, голосовой или обычной почте. И естественно, есть многочисленные

проекты, которые требуют осуществления и входят в круг ваших обязанностей, а также цели и


инструкции, которые следует уточнить, карьера, которую нужно строить, и жизнь в целом, которую

необходимо держать в равновесии. Вы взяли на себя определенную внутреннюю ответственность за

все аспекты своей жизни и работы, которые представляют незамкнутые циклы какого-либо типа.

Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте — это «незамкнутые

циклы», отвлекающие ваше внимание.

Чтобы эффективно справляться со всеми этими задачами, вам нужно определить и собрать воедино

все, что вас «гложет» по какой-либо причине, а затем — придумать, как решить эти проблемы. Это

задание может показаться несложным, но в действительности большинство людей не знают, как

решать эти проблемы.

Грамотное решение проблем требует применения ряда базовых приемов и определенного образа

действий:

Во-первых, если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все, что вы считаете

незавершенным по какой-либо причине, следует объединить в четкую систему вне вашего сознания

(я называю ее накопительной корзиной), к которой вам придется регулярно возвращаться, чтобы

упорядочить ее содержимое.

Во-вторых, вы должны четко уяснить, в чем состоит задача и решить, что нужно предпринять (если

имеет смысл что-то предпринимать), чтобы ее выполнить.

В-третьих, как только вы определили, какие действия нужно предпринять, вам следует объединить

напоминания о них в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.

Я предлагаю вам на бумаге описать проект или ситуацию, которая в данный момент больше всего

занимает ваше сознание. Что гложет вас сильнее всего, отвлекает вас, вызывает интерес или каким-

то образом занимает большую часть вашего осознанного внимания? Это может быть злободневный

проект или проблема, то есть дело, которым вы вынуждены заниматься, или ситуация, с которой, по


вашему мнению, следует разобраться как можно скорее.

Возможно, вы решили куда-нибудь поехать во время отпуска, и вам нужно принять какие-то

срочные решения в этой связи. А может быть, вы только что унаследовали шесть миллионов

долларов и не знаете, как распорядиться деньгами. Что угодно.

Поняли? Хорошо. Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам

решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Иными словами, что должно

случиться, чтобы вы могли считать проект осуществленным и могли поставить «галочку»? Ответ

может быть прост: например «отдохнуть на Гавайях», «наладить отношения с клиентом X»,

«разобраться с учебой Сьюзен», «уточнить новую структуру управления функциональными

подразделениями компании» или «реализовать новую стратегию капиталовложения». Все ясно?

Замечательно.

Теперь запишите первоочередные действия, которые следует предпринять, чтобы ситуация

сдвинулась с места. Если бы кроме решения данной проблемы у вас не было других задач, куда бы

вы отправились и какие реальные шаги предприняли бы? Подошли бы к телефону и набрали номер?

Сели бы за компьютер и написали сообщение? Взяли бы карандаш и бумагу и устроили мозговой

штурм проблемы? Поговорили бы с глазу на глаз со своей второй половиной, секретарем, агентом

или начальником? Купили бы гвозди в магазине инструментов? Что бы вы сделали?

Придумали ответ? Хорошо.

Принесли вам какую-либо пользу эти две минуты размышлений? Если вы принадлежите к тому же

типу, что и подавляющее большинство людей, которые выполняют это упражнение на моих

семинарах, то вы ощутите хотя бы незначительный прилив уверенности в своих силах, спокойствия

и концентрации. Также вы обнаружите новые мотивы, побуждающие вас реально что-то

предпринять для улучшения ситуации, о которой до настоящего момента всерьез не задумывались.


Представьте, что мотивация усилилась в тысячу раз и превратилась в стиль жизни и работы.

Думайте, как человек действия, действуйте, как мыслитель.

Если в ходе этого маленького упражнения внутри вас произошли хоть какие-то изменения в лучшую

сторону, подумайте о них. Что изменилось? Какие изменения в вашем собственном восприятии

вызвали это улучшение вашего состояния? Ведь сама ситуация нисколько не изменилась, по крайней

мере физически. Естественно, дело еще не доведено до конца. А случилось, вероятнее всего, вот что: вы сформулировали четкое определение желаемого результата и первоочередных действий, необходимых для его достижения.

Но что позволило получить это определение? Ответ — размышления, не очень сложные, но

достаточные для того, чтобы придать четкую форму проблеме и средствам, необходимым для ее

решения.

Итак, вы получили опыт интеллектуального труда и на практике усвоили глубокий рабочий

принцип: вам следует думать о своих проблемах больше, чем вы можете предположить, но меньше, чем вы опасаетесь. Как писал Питер Друкер: «При интеллектуальной работе… задача не ясна, ее

следует определить. «Каковы ожидаемые результаты работы?» — вот ключевой вопрос, который

позволяет работникам умственного труда достигать продуктивности. Этот же вопрос требует

рискованных решений. Обычно единственно верного ответа не существует; вместо него есть только

возможные варианты. И если вы хотите достичь высокого уровня продуктивности, то результаты

должны быть четко сформулированы».

Предшественницей каждого действия является мысль.

Большинство людей сопротивляется всплеску энергии, который необходим для того, чтобы выяснить

истинный смысл проблемы, с которой они столкнулись в жизни, и узнать, что следует сделать для ее

решения. Нас нигде не учат, что, прежде чем выполнять задачу, следует о ней задуматься; большей




<< предыдущая страница   следующая страница >>