prosdo.ru
добавить свой файл
1




Конструирование отчетов в БД
Средства обработки отчетов в Access предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета необходимо спроектировать его макет. Для этого надо определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц БД, и вычисляемых реквизитов. Инструментами создания отчетов являются Мастер и Конструктор. Режим конструктора отчетов во многом похож на режим конструктора форм.

Разработка многотабличных отчетов


Access позволяет создавать сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц БД. Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет. Для каждой из этих частей в качестве источника данных выбирается своя таблица или несколько таблиц.

Рассмотрим технологию создания многотабличного отчета на основе таблиц КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Пусть необходимо подготовить отчет, содержащий сведения о кафедрах и включающий

списки преподавателей по кафедрам.

ПРОЕКТ МАКЕТА ОТЧЕТА. Пусть макет для отчета должен иметь следующий вид:

КАФЕДРА


(текущая дата)


Название кафедры Заведующий

К
Фотография
од Телефон




Преподаватели кафедры



Таб.номер



Фамилия И.О.

Уч.степень

Уч.звание

















































Проект документа дает основание выбрать в качестве основной таблицы отчета таблицу КАФЕДРА, а таб. ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – в качестве источника данных для подчиненного отчета со списком преподавателей.

Создание основной части отчета

  1. В окне БД выбираем объект Очеты
    , Создать. В окне Новый отчет выбираем таблицу КАФЕДРА, она будет источником для основной части отчета. Выберем Конструктор для построения отчета.

  2. В окне конструктора добавим раздел Заголовок отчета с помощью кнопки Заголовок/примечание отчета панели инструментов. Запишем текст: КАФЕДРА.

  3. В область данных перетащим поля таблицы КАФЕДРА: НКАФ, ККАФ,ТЕЛ, ЗАВ, ФОТО. Разместим поля и подписи и отредактируем их в соответствии с проектом макета.

  4. Включим в заголовок отчета текущую дату с помощюю команды Вставка/дата и время

  5. Сохраним отчет под именем «Кафедры».

Разработка подчиненного отчета

Для вывода в отчет Кафедры списка преподавателей из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ подготовим отдельный отчет, который будет включен в основную часть отчета в качестве подчиненного. Подчиненный отчет создается как обычный однотабличный отчет. Для автоматического создания отчета выберем опцию Автоотчет: ленточный. Источник данных – таблица ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Создание отчета завершится выводом на экран отчета, в котором в качестве заголовка фигурирует имя таблицы, в отчет включены все поля таблицы, заголовками столбцов являются подписи этих полей в свойствах таблицы.

Подчиненный отчет необходимо доработать в режиме конструктора так, чтобы он соответствовал макету. Сохраним подчиненный отчет под именем «Преподаватели».

Включение подчиненного отчета в основной

Разместим на экране окно БД рядом с окном отчета Кафедры в режиме конструктора. Выберем в окне БД подчиненный отчет Преподаватели и перетащим его в область данных отчета Кафедры. Удалим элемент надписи подчиненного отчета. Для того, чтобы подчиненный отчет при отображении не был взят в рамку, выделим его, откроем свойства и на вкладке Макет в строке Тип границы выберем значение Отсутствует.

Для включения подчиненного отчета можно также воспользоваться кнопкой панели инструментов Подчиненная форма/отчет.

Для просмотра содержимого отчета надо воспользоваться кнопкой Предварительный просмотр на панели конструктора отчетов. Для вывода записей отчета в нужном порядке задается критерий сортировки. Для его задания надо в режиме конструктора нажать кнопку в области выделения отчета (на пересечении линеечек) и вызвать контекстно-зависимое меню. В меню выбрать строку Сортировка и группировка и далее – поле сортировки.

Разработка многотабличного отчета на основе подчиненной таблицы

Мастер отчетов позволяет построить многотабличный отчет для взаимосвязанных таблиц, выбрать из них нужные поля в заданной последовательности и указать, какая таблица из участвующих в отчете, будет записи образующей (основным источником данных). Мастер также позволяет определить группировку и сортировку записей отчета по различным полям и подсчитать итоговые значения.


Рассмотрим пример: необходимо получить отчет, в котором выводятся в виде списка данные о занятиях, проводимых в каждой группе. Строки отчета должны быть упорядочены по коду предмета, в отчет надо включить суммарные часы по занятиям для каждой группы.

Проект отчета:

Изучение предметов в группах


(текущая дата)

Ном.группы

Наименование


предмета

Фамилия И.О.

преподавателя


Вид занятий

часы
















































Итоги для группы предметов



Итого по группе


Процентный

Основные сведения о занятиях, проводимых в группах, содержатся в т. ИЗУЧЕНИЕ. Из этой таблицы можно получить перечень идентификаторов занятий, проводимых в каждой группе, с указанием часов по занятию. Таблица является основным источником записей отчета. Наименования предметов содержит таблица ПРЕДМЕТ, фио преподавателей – таблица ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Обе таблицы являются главными по отношению к т. ИЗУЧЕНИЕ. Между таблицами установлены одно-многозначные связи.

Для создания отчета необходимо:


    • выбрать мастер в окне Новый отчет и подчиненную таблицу ИЗУЧЕНИЕ в качестве записеобразующей;

    • в окне Создание отчетов выбрать из таблицы ИЗУЧЕНИЕ поля: НГ, ВИДЗ, ЧАСЫ;

    • из таблицы ПРЕДМЕТ выбираем поле с наименованием предмета НП, из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ФИО;

    • в следующем сенсе окна мастера в строке Выберите тип представления данных по умолчанию выделены таблица ИЗУЧЕНИЕ, т.к. она является источником данных. Здесь надо задать уровни группировки, которые позволяют вывести записи, объединенные по разным полям. Зададим один уровень группировки по полю НГ;

    • Зададим порядок сортировки записей по полю НП;

    • Для подсчета итоговых значений нажмем Итоги: для поля ЧАСЫ выберем функцию Sum;

    • В следующем сенсе выберем вид макета отчета: Ступенчатый с Книжной ориентацией. Отметим флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице;

    • Выберем стиль оформления и зададим имя отчета.

Полученный отчет будет соответствовать по основным параметрам проекту макета, но его можно доработать в режиме конструктора. Так, например, если необходимо, чтобы сведения о каждой группе печатались на отдельной странице, вставьте в примечание группы разрыв страницы (кнопка Разрыв страницы на панели конструктора отчетов).

Для разработки сложного отчета пользуются тем обстоятельством, что запрос является удобным средством выборки взаимосвязанных данных и на его основе можно построить отчет. Экзаменационная ведомость может быть примером такого отчета.