prosdo.ru
добавить свой файл
1

Финансовая газета. Региональный выпуск, N 29, 2009 год

Рубрика: Практикум бухгалтера

И.Каганова,

аудитор


Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов


Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.


До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности необходимо содержать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.


Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учетному регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке.


Все денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны также в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.


Сроки хранения различных документов устанавливает Росархив, утвердивший Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).

Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. В данном документе приведены сроки хранения специальных документов акционерных обществ, в том числе решений о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, и т.д. Сроки хранения документов, встречающихся как в акционерных обществах, так и других организациях, определяются в соответствии с указанным Перечнем. Сроки хранения документов определяются как 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новыми.



Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Например, исчисление срока хранения кассовых документов за 2008 год начнется с 1 января 2009 года. Этот же срок определен и ст.17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".


В ст.23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные и произведенные расходы, в течение четырех лет.


Тем не менее никакого противоречия здесь нет, так как в НК РФ речь идет о документах, необходимых для целей налогообложения, а в Федеральном законе "О бухгалтерском учете" - о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета. Это отражено и в письме Минфина России от 09.02.99 N 04-01-10.


Срок хранения документов в один год предусмотрен только для несущественных (вспомогательных) бухгалтерских документов. К ним относятся:


месячные бухгалтерские балансы и отчеты (при отсутствии годовых и квартальных они хранятся постоянно);


переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности;


месячные отчеты по налогам (но при отсутствии квартальных отчетов они хранятся 5 лет. Таким образом, декларации по НДС, составляемые за налоговый период, равный календарному месяцу, и относящиеся к 2007 и более ранним годам, должны храниться 5 лет).


Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения в 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.).


К документам с постоянным сроком хранения относятся:


годовые бухгалтерские балансы и отчеты и аналитические документы к ним;

передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним;



годовые отчеты об исполнении сметы расходов;


отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости);


паспорта сделок и т.д.


Документы со сроками "до минования надобности" и "до замены новыми" имеют только практическое значение. Срок их хранения устанавливается самой организацией, но не менее 5 лет.


Документы коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением государственных и муниципальных учреждений или государственных и муниципальных унитарных предприятий, составляют негосударственную часть государственных архивов. В Москве порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируется Законом г.Москвы от 28.11.2001 N 67 "Об архивном фонде Москвы и архивах". Постоянное и временное хранение документов негосударственной части архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей на предприятиях архивах.


Документы, отобранные на постоянное или временное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций.


При подготовке документов для передачи в архив необходимо выполнить следующие действия:


1) вынуть документы из папки, убрать все скрепки и другие металлические предметы (булавки и т.п.);


2) проверить хронологию - она должна быть строгая - прямая (с января по декабрь вместо образовавшейся в течение года - с декабря по январь).

3) пронумеровать все документы простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается. В случае допущенной ошибки старый номер зачеркивается, а рядом ставится новый. Нумерация производится арабскими цифрами. Листы "заверитель" и "опись" в общей нумерации не участвуют. В сшитой пачке должно быть не более 250 страниц, и она должна быть не толще 4 см. Если документов больше, то дело делиться на два или более тома;



4) составить опись документов. Она кладется сверху пачки. Листы описи имеют собственную нумерацию;


5) составить лист-заверитель "В деле подшито... листов". Количество листов дела указывается цифрами и прописью. Количество листов описи приплюсовывается к общему количеству листов дела через знак "+". Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Он кладется снизу дела. Заверительная надпись не должна быть оформлена ни на оборотной стороне последнего документа, ни на обложке дела;


6) надеть твердую обложку из картона или сдать в переплет. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола. Документы переплетаются или сшиваются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Обложка дела оформляется светостойкими, как правило, черными чернилами, можно маркером;


7) составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй сдают в архив, третий - оставить у себя).


В соответствии с правилами работы архивов организаций документы, образовавшиеся в результате ее деятельности в течение года, после их составления должны храниться в структурных подразделениях еще один год. По прошествии года проводится обработка документов с целью определения их на хранение в архив или к уничтожению.


Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) могут быть уничтожены. Уничтожаются они при следующих условиях:


1) в организации должна быть создана экспертная комиссия для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение;


2) комиссией составляется акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению;


3) перечень документов к уничтожению должен быть согласован с местным архивом, на перечне документов должен быть гриф одобрения архива;

4) должна пройти внешняя ревизия;



5) документы уничтожаются путем сдачи их в соответствующие организации на переработку (утилизацию). Передача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.


За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф:


нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организаций - от 300 до 500 руб. (ст.13.20 КоАП РФ);


неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб. (ч.1 ст.13.25 КоАП РФ);

неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб. (ч.2 ст.13.25 КоАП РФ);



неповиновение распоряжениям представителей архива, а также воспрепятствование осуществлению ими их служебных обязанностей (например, не пропустили на территорию предприятия) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации - от 1000 до 2000 руб. (ст.19.4 КоАП РФ);


неустранение в указанный срок отмеченных нарушений влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - от 1000 до 2000 руб. или дисквалификацию на срок до трех лет, на юридических лиц - от 10 000 до 20 000 руб. (ст.19.5 КоАП РФ).


Согласно ст.120 НК РФ отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере:


5000 руб. - если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;


15 000 руб. - если они совершены в течение более одного налогового периода;


10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если они повлекли занижение налоговой базы.

Согласно ст.15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от 2 тыс. до 3 тыс.руб.