prosdo.ru
добавить свой файл
1 2 ... 12 13

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Руководителя Росархива

В.А.Еремченко

31 декабря 2003 года

РЕКОМЕНДАЦИИ

по ведению делопроизводства в организации

1. Общие положения

1.1. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации разработаны в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов организации на единой правовой и методической основе.

________________

Далее - рекомендации.

1.2. Рекомендации разработаны на основе законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также государственных стандартов, нормативно-правовых актов Федеральной архивной службы России в области организации учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.3. Настоящие рекомендации могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.

Министерства, ведомства, органы управления субъектов Российской Федерации могут использовать рекомендации при разработке типовых инструкций по делопроизводству для организаций подведомственной сети. Типовые инструкции в соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (п.7) утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации N 1562 от 28 декабря 1998 года, согласовываются с Росархивом. Согласование проводится с целью контроля за соблюдением органами исполнительной власти и организациями действующего законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы организации, учета и обеспечения сохранности документов в организациях.


1.4. Рекомендации содержат положения, распространяющиеся на документирование и организацию работы со всеми документами независимо от видов носителей и способов передачи документированной информации, в том числе на электронные документы.

Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документной информации, применяемые в организациях (подготовка и оформление документов, передача документов по каналам связи, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов) должны отвечать требованиям рекомендаций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организации.

Комплексные автоматизированные системы, как правило, обеспечивают следующие операции с документами:

- создание и редактирование документов;

- передачу и прием документов;

- регистрацию документов;

- организацию и ведение справочно-поисковых систем;

- контроль за движением документов;

- контроль исполнения документов;

- организацию хранения документов.

Служба по документационному обеспечению управления (служба ДОУ) должна участвовать в проектировании автоматизированных систем обработки документной информации, осуществлять их эксплуатацию и развитие по документам, проходящим (регистрируемым) в службе документационного обеспечения управления.

1.5. Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единых требований, положений и применения современных технических средств, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях организации осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции делопроизводства (документационного обеспечения управления), или уполномоченным лицом.

Функции, задачи и ответственность подразделения (службы, уполномоченного лица), осуществляющего документационное обеспечение управления регламентируются соответствующим положением (приложение N 1).


2. Документирование и правила оформления документов

2.1. Состав управленческих документов

2.1.1. Состав управленческих документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности.

2.1.2. В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами государства организации издают следующие распорядительные документы (правовые акты): постановления, приказы, распоряжения, положения, уставы, правила, инструкции, решения, регламенты.

В положениях, уставах, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.

Постановления, решения принимаются для разрешения принципиальных вопросов деятельности организации или объединения организаций; принимаются преимущественно коллегиально, в составе протоколов, но получают правовую форму как самостоятельные документы.

Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности. Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений.

Правила как документ являются нормативным правовым актом, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.

Инструкция - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых организацией в соответствии с ее компетенцией.

Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе (положении) организации в соответствии с действующим законодательством.


Другие документы организации, не имеющие нормативного правового характера, не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, докладная записка, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заказ (на размножение), заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, сводка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.

2.1.3. В целях упорядочения документирования в организациях разрабатываются унифицированные формы документов (УФД), представляющие собой совокупность реквизитов и блоков информации, используемых в соответствии с решаемой задачей и расположенных в определенном порядке на носителе. УФД создаются на бумаге стандартного формата и на электронных носителях и используются как бумажный бланк унифицированной формы или как электронный шаблон для подготовки документа.

Унифицированные формы должны обеспечивать юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-технических целях.

Перечень унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации, включается в Табель унифицированных форм документов.

2.1.4. В Табель унифицированных форм документов включаются формы, утвержденные законодательными актами, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межведомственной и ведомственной координации, надведомственного контроля и надзора, формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации.

Разделами Табеля являются структурные подразделения организации и/или управленческие задачи, решаемые подразделением или организацией в целом. Например, разделами табеля могут быть "Отдел кадров", "Договорный отдел", "Отдел инвестиций" и т.п. или "Распорядительная деятельность", "Договорная деятельность", "Управление кадрами организации" и т.п.


В Табеле устанавливаются названия документов, участвующих в решении задачи, процедура их создания, придания юридической силы, порядок прохождения, оформления, исполнения, хранения и утилизации (приложение 2).

Установленная процедура прохождения каждого документа представляет собой схему документооборота организации.

2.1.5. Табель УФД разрабатывается службой ДОУ совместно со службой автоматизации ДОУ на основании материалов, подготовленных структурными подразделениями. Табель утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для исполнения.

Ведение Табеля, т.е. наблюдение за соблюдением и внесение изменений осуществляет служба ДОУ.

2.2. Требования к бланкам управленческих документов

2.2.1. Состав и виды применяемых в организации бланков утверждается руководителем организации по представлению службы документационного обеспечения управления.

2.2.2. Документы организаций оформляются на бланках. Бланки документов изготавливаются на стандартных форматах бумаги А4 (210 x 297), А5 (148 x 210). Отдельные документы, содержащие табличные тексты большого объема могут изготовляться на бумаге формата A3 (297 x 420).

2.2.3. Бланки документов изготовляются средствами полиграфии (при необходимости большого тиража), на принтерной технике, путем ксерокопирования. Бланки документов рекомендуется нумеровать и учитывать в службе документационного обеспечения.

2.2.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.2.5. Для организации устанавливаются следующие виды бланков:

- общий бланк (приложение 3);

- бланк письма (приложение 4 и 5);

- бланк конкретного вида документа (если их изготовляется более 200 в год (приложение 6).

Организации могут применять бланки должностных лиц (приложение 7).


2.2.6. Бланки структурных подразделений организации применяются только для тех из них, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

2.2.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются без бланка.

2.2.8. Состав, правила оформления и порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов определяется государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Оформление документов, не входящих в состав организационно-распорядительной документации осуществляется в соответствии с ведомственными или межведомственными положениями, инструкциями, указаниями и т.п. нормативными документами федеральных органов исполнительной власти.

2.2.9. При подготовке и оформлении документов на компьютерных средствах рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

2.2.10. Применение в деятельности организаций электронного (безбумажного) документирования (электронных документов) определяется ее техническими возможностями, требованиями органов государственной власти к формам представления им обязательной документированной информации, наличием в организации средств защиты информации от несанкционированного доступа, условиями использования электронных документов в правоприменительной практике.

2.3. Оформление стандартных реквизитов управленческих документов:

2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов (приложение 8) используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативно-правовых актах.


2.3.2. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).

2.3.3. Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.

Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации".

2.3.4. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом Города от 1 февраля 1995 года N 4-12 "О гербе и флаге города Москвы", другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:


  • органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;

  • окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;

  • районными управлениями органов исполнительной власти города;

  • органами власти района - районной управой;

  • представительствами органов исполнительной власти города;

  • комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.


2.3.5. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.



Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.


Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.


2.3.6. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 года N 1992* "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".

________________

* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать "N 3520-1". - Примечание изготовителя базы данных.

Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания) - утвержденное при регистрации символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации. Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).


Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

2.3.7. Коды организации - автора документа служат для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом идентификации документа.



Коды организации проставляются на бланках документов в составе справочных данных об организации.


В бланках проставляется код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), по ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления), Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица.)


Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.


Коды организации проставляются преимущественно в бланках писем, в том числе, направляемых в налоговые органы или органы статистики, при электронной передаче документов.


При необходимости коды организации могут быть проставлены и на иных управленческих документах.


2.3.8. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа и одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.


Код формы документа проставляется преимущественно при использовании в организации автоматизированных технологий документирования и документооборота, с также при использовании унифицированных форм документов, как входящих в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), так и прошедших унификацию внутри отрасли, объединения, предприятия и включенных в локальный классификатор с присвоением унифицированной форме соответствующего локального (отраслевого) кода. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.


Код формы проставляется на бланках используемых унифицированных форм. На бланках писем, распорядительных документов, справок, заявлений и т.п., не прошедших унификацию, код формы не проставляется.


2.3.9. Наименование организации - автора документа является обязательным реквизитом каждого документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация имеет полное и сокращенное наименование на русском языке. Наименование включается в состав бланка документа или печатается, если документ оформлен не на бланке.


Организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный национальный язык субъекта Российской Федерации, могут печатать на бланках наименование организации - автора документа на русском языке или на двух языках - на государственном языке субъекта Российской Федерации и русском языке в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 года N 236-ФЗ "О языках народов РСФСР" (с изм. на 17 декабря 2003 года N...)*.

________________

* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать "Федеральным законом от 25.10.91 N 1807-1 "О языках народов РСФСР" (в ред. Федерального закона от 24.07.98 N 126-ФЗ)". - Примечание изготовителя базы данных.


2.3.10. Организация может иметь кроме полного сокращенное название, если оно закреплено в учредительных документах и зарегистрировано. Сокращенное наименование помещается на бланке документа ниже его полного наименования.


Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

2.3.11. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, ниже наименования организации.



2.3.12. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги по форме бланка; если совместные документы издаются организацией систематически, возможно изготовление соответствующих совместных бланков.


2.3.13. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме.


Справочные данные могут содержать почтовый или юридический адрес; местонахождение (город, поселок, страну); номера телефонов для связи; коды организации и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП, адрес электронной почты и др.).


Для распорядительных документов, протоколов, актов и т.п. обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Место издания на бланке не указывается, если оно включено в название организации - Саратовский государственный университет имени П.А.Столыпина.


Справочные реквизиты располагаются на бланке документа.


Почтовый адрес проставляется в соответствии с действующими почтовыми правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название республики, края, области, почтовый индекс.


2.3.14. Установлены следующие обязательные реквизиты оформления документов:


наименование вида документа


дата документа


подпись документа


регистрационный номер документа


авторство документа (указывается в бланке).


2.3.15. Наименование вида является обязательным реквизитом документа.

Наименования распорядительных документов, издаваемых организаций, должно соответствовать ее компетенции, установленной положением (уставом) о ней. При подготовке унифицированных форм распорядительных документов, включенных в ОКУД или Табель унифицированных форм документов должны использоваться соответствующие названия.



Наименования видов других документов, используемых в организации при решении определенных задач, устанавливаются в инструкции по ДОУ и Табеле унифицированных форм документов.


Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается.


2.3.16. Дата документа - это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания, а для утверждаемых документов - дата утверждения. Датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события, датой постановления, приказа, письма - дата подписания.


Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.


Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.


Датой протокола, акта является дата проведения заседания, дата события печатается на документе при его подготовке.


Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.


При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.


Например, 25.06.2004.


При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.


Например, 5 января 2004 года. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.


При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

В международных стандартах допускается цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2004.07.07 или 20040707). Действующий ГОСТ Р 6.30-2003 допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.



Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.


Если на бланке предусмотрено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.


2.3.17. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:


не на бланке организации:


Вице-президент

ОАО "Софинтер"

личная подпись

А.И.Шабанов


на бланке организации:


Вице-президент

личная подпись

А.И.Шабанов


При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.


В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:


Председатель комиссии


Личная подпись

В.Д.Банасюкевич


Члены комиссии


Личная подпись

А.Н.Сокова




Личная подпись


А.С.Красавин




Личная подпись

О.И.Рысков


Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.


При отсутствии должностного лиц, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.


Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.


Как правило, рекомендуется проставлять факсимильную подпись руководителя на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и т.п. документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись руководителя.


Удостоверение подлинности электронного документа (ЭД) осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".

2.3.18. Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом документа. Регистрационный номер состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен по усмотрению организации буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп - электронная почта, факс, тф - телефон, и т.п.) или автора, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.



Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.


Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.


Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.


Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.


Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.


2.3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем - ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.), или документов - отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.


Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.


2.3.20. Реквизит Адресат используется преимущественно в различных формах переписки. Управленческие документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Наименование адресата - организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.



Например (здесь и далее примеры наименования организаций и их справочных данных являются условными):


Корпорация "Квант"

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения


Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; его инициалы указываются перед фамилией, например:


Генеральному директору

ЗАО "Универсал"

К.Б.Головину


или


АО "НИКФ"

Главному бухгалтеру

А.С.Елашову


Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:


Администрациям районов

Ленинградской области


Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:


Главному редактору

Издательского дома "Регионпресс"

М.Ю.Игнатьеву


Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.


В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.


Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки, электронные адресные шаблоны или конверты с заранее напечатанными адресами.


В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);



название улицы, номер дома, номер квартиры;


название населенного пункта (города, поселка и т.п.);


название области, края, автономного округа (области), республики;


страна (для международных почтовых отправлений);


почтовый индекс.


При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:


Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела


Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393


При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:


Рысковой О.Ю.

Ул.Энгельса, д.6, кв.31, г.Химки,

Московская обл., 141400


2.3.21. Утверждение документа


Документ утверждается руководителем организации или специально издаваемым распорядительным документом. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.


Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).


При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:





УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Мосхлебзакупка"




Личная подпись

В.А.Степанов



Дата





Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:





УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО "Офисная мебель"




Личная подпись

Л.В.Кузнецов




Дата





При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.11.2004 N 3


или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.10.2004 N 22


Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.


Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 9.

2.3.22. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты; инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:



О.М.Ковалеву

С.А.Шевцовой


Прошу подготовить проект договора

с компанией "Нефтехим"

к 15.03.2004


Личная подпись


01.03.2004


При наличии нескольких исполнителей, основным исполнителем считается названный первым в резолюции.


Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.


Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.


2.3.23. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.


Заголовок может отвечать на вопросы:


о чем (о ком)?, например:


Приказ о переходе на упрощенную систему налогообложения;


чего (кого)?, например:


Должностная инструкция специалиста.


Заголовок может содержать две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено например: "О подготовке проекта договора".


Заголовок составляет исполнитель документа.


К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.


Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.


2.3.24. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль за ходом его исполнения в установленные сроки.


Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) на основании сроков, установленных:



законодательством;


организацией, направившей документ;


распорядительным документом руководителя организации или указанных в резолюции.


Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" на наиболее важных документах, требующих особого индивидуального контроля.


2.3.25. Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется следующим образом:


Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:


Приложение: на 6 л. в 2 экз.


Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 8 л. в 1 экз.










2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 3 экз.


Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:


Приложение: в 3 экз.


или


Приложение: Образец визитных карточек в 2 экз.


Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо ЗАО "Универсал" от 05.06.2004 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.



Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение: на 8 л. в 5 экз. только в первый адрес.


Приложение к распорядительному документу (приказ, распоряжение, инструкция и др.) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:





Приложение N 2

к приказу Генерального директора

АО "Сигма"

от 05.06.2004 N 31


Если приложение одно - порядковый номер не указывается.


Допускается отметку о приложении печатать прописными буквами, а также центрировать относительно самой длинной строки, например:





ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу директора ООО "Запад"

от 05.06.2003 N 37


Если приложение к распорядительному документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, отметка о приложении оформляется следующим образом:





УТВЕРЖДЕНО

Приказом Генерального

директора АО "Система"

от 12.07.2004 N 40


Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем -руководителем подразделения, подготовившего документ.

2.3.26. Согласование документа - реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.



Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:


СОГЛАСОВАНО

Президент АО "Аргумент"

Личная подпись А.В.Веденин

Дата


Если согласование может осуществляться письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:


СОГЛАСОВАНО

Письмо ОАО "Каскад"

От 05.06.2004 N 512-11


или


СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2004 N 10


Гриф согласования может располагаться на отдельном Листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.


Лист согласования может оформляться следующим образом:


ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор АО "РИК"

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор АОЗТ Торговый дом "Амур"

Личная подпись

К.Р.Романов

Личная подпись

В.Е.Афанасьев

Дата



Дата






СОГЛАСОВАНО

Президент Интер-Траст Лтд.



СОГЛАСОВАНО

Председатель Правления Банка "Прогресс"

Личная

подпись


А.С.Линев


Личная





Дата




подпись

Н.М.Титов







Дата





Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.


2.3.27. Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется Визой согласования документа. Виза включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.


Например:


Руководитель юридического отдела

Личная подпись М.Е.Цыганов

Дата


Оформленная таким образом означает согласие должностного лица с содержанием документа.


При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:


Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись М.Е.Цыганов

Дата

Документ может визироваться исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми и экономическими службами, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).



Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.


На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.


На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.


Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу Листа согласования.


Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.


Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.


2.3.28. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.


Документы заверяют гербовой печатью организации, печатью с изображением зарегистрированного логотипа организации или печатями структурных подразделений.


Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей организации устанавливается соответствующим распорядительным документом организации.


Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.

В случаях, установленных законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись (ЭЦП) в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.



2.3.29. Отметка о заверении копии


При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:


Верно








Инспектор службы кадров


Дата

Личная подпись

В.Н.Молчанов


При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации (в том числе печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).


2.3.30. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.


Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:


С.А.Каревский

924 45 67


2.3.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие данные: дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:



Отправлен факс от 12.03.2004 N 130


В дело N 01-15


Личная подпись


Дата


или


Издан приказ от 11.02.2004 N 21

"О создании экспертной комиссии"

В дело N 01-02


Личная подпись

Дата


2.3.32. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).


Допускается отметку о поступлении документа в организацию на бумажном носителе проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.


При поступлении в организацию электронного документа отметка о поступлении проставляется в самом документе.


2.3.33. Идентификатор электронной версии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.


Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в окончательной версии документа.




следующая страница >>